Als Teil des globalen digitalen Wandels und Beschleunigung von Lieferkettenprozessen in den eigenen SAP S/4 HANA Cloud-Implementierungen nutzt Camelot auch Analysen im Bereich Einkauf. Dieser Artikel gibt einen Einblick in die implementierten Funktionen und zeigt die Vorteile der Transformationsinitiative für das Unternehmen und unsere Kunden.

Camelot arbeitet laufend an der Verbesserung der Analysen für den Einkauf in internen Projekten und Kundenprojekten mit SAP S/4 HANA Cloud. Früher war es für die Projektmanager komplex, gute Einblicke in die Daten des Einkaufsprozesses zu gewinnen. Sie mussten viel Zeit aufwenden, um die notwendigen Berichte zu erstellen und eine gute Darstellung zu erreichen. Das Ziel war, Kosten zu reduzieren sowie Entscheidungen für bestellte Waren und Dienstleistungen, den Wareneingang usw. zu ermöglichen. Nun können sie eine Kostenübersicht sowie Echtzeit-Berichte und Echtzeit-Monitoring nutzen. Dank aktueller Informationen können zum Beispiel Projektmanager nun sofort entscheiden, welche Lieferanten ausgewählt werden sollen. Sie können geschäftliche Fragestellungen umgehend lösen, indem sie schnell zwischen Analyse- und Transaktionsanwendungen hin und her wechseln.

Wie nutzen wir auf S/4 HANA Cloud basierte Analysen über den Einkauf?

In diesem Artikel werden die wichtigsten Analyse-Apps in Bezug auf den Einkaufsprozess in der SAP S/4 HANA Cloud vorgestellt. Sie erfahren, welche Vorteile diese bieten, welche Optionen sie aus Sicht der Funktionen haben und wie diese im System aussehen.

Die Apps, die wir in diesem Artikel schildern, sind nur einige der zahlreichen Analysefunktionen, die das SAP S/4 HANA Cloud-System bietet. Die Auswahl der richtigen Apps und deren Implementierung hängen immer von den konkreten Geschäftsanforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.

Übersichtsseite „Einkauf“

Wann in Ihrem Tagesgeschäft benötigen Sie eine aktuelle Gesamtübersicht? Und wozu? Die Beschaffungsübersicht, im englischen Procurement Overview, zeigt die wichtigsten Informationen und Aufgaben einer Einkaufsabteilung in einem Dashboard an. nach Einstellen der Filteroptionen nach Geschäftsattributen wie Lieferant, Materialgruppe usw. öffnet sich das Dashboard mit den Aktionskarten (actionable cards). (Abbildung 1) Die Aktionskarten werden anhand zuvor festgelegter Kriterien erstellt und nach Relevanz geordnet. So können Einkäufer einen Überblick beispielsweise über überfällige Bestellartikel, auslaufende Artikel oder wichtige Kennzahlen (KPIs) im Einkauf gewinnen. Diese KPIs helfen bei der Überwachung von nicht verwalteten Ausgaben oder Ausgaben und zeigen rasch Trends und Bereiche mit Verbesserungspotenzial auf.

Jede dieser Karten stellt eine App dar, die sich durch Anklicken öffnet. So gelangen User rasch zu einer Objektseite, wo alle Details zu der Bestellung oder dem entsprechenden Lieferanten zu sehen sind. In der Objektseite des Bestellauftrags stehen alle dazugehörigen Details, wie zum Beispiel Wareneingangsbelege oder Rechnungen, die im Zusammenhang mit dieser Bestellung stehen.

Ihr Dashboard könnte wie das Beispiel in Abbildung 1 aussehen:

Abbildung 1: Übersichtsseite zum Einkauf

Überwachung von Bestellpositionen

Die App „Bestellpositionen überwachen“, Englisch „Monitor Purchase Order Items“, gibt einen Überblick über die wichtigsten Informationen in Bezug auf die Bestellpositionen, also verbrauchte Menge und überfällige Positionen. Hier kann man zwischen einer grafischen Darstellung oder einer Tabelle wählen. Dies spart viel Zeit, da Einkäufer alle Informationen an einem Ort vorfinden, die sie andernfalls manuell aus den Daten in vielen anderen Apps zusammentragen müssten.

Unsere Einkaufsabteilung beispielsweise kann ausgehend von verschiedenen Filterkriterien wie Lieferanten oder Materialien nach einer Liste mit Bestellpositionen suchen. Wie in Abbildung 2 zu sehen ist, wird dabei auf überfällige Bestellungen in verschiedenen Kategorien geprüft, beispielsweise genehmigte oder erhaltene Bestellungen oder Rechnungs- oder Lieferwert. Durch die Bereitstellung von Analyselisten für Bestellpositionen in Kombination mit grafischen Elementen und visuellen Filtern kann der Einkäufer in der App spezifische Geschäftssituationen bewerten. Es gibt auch die Option, von einer Tabelle zu Objektseiten zu navigieren oder Resultate in eine Excel-Datei herunterzuladen.

Weitere Informationen finden Sie hier: Link.

Abbildung 2: Überwachung von Bestellpositionen mit Analyseliste

Dashboard für Einkaufsausgaben

Die in Abbildung 3 gezeigte App mit dem Dashboard für Einkaufsausgaben (Englisch Purchasing Spend Dashboard) liefert dem Einkäufe Echtzeiteinblicke in Nettobestellbeträge, geordnet nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise Ausgaben nach Quartal, Lieferant, Einkaufsorganisation usw. Der Einkäufer kann Daten im SAP Analytics-Cloud-Design nach Bedarf anhand beliebiger Kriterien bearbeiten und abfragen. Die analysierten Daten werden in verschiedenen Grafiken dargestellt, etwa Balkendiagramme, Säulendiagramme und Tabellen, die jeweils auf Registerkarten zu sehen sind. Die im Beispiel verwendeten Registerkarten sind:

  • Überblick (Overview) – Überblick zum Nettobestellbetrag
  • Details – detailliertere Einblicke in die Daten über Ausgaben
  • Kontext (Context) – Analyse der Preisdetails

Weitere Informationen finden Sie hier: Link.

Abbildung 3: Dashboard für Einkaufsausgaben

Bestellübersicht und Beschaffungsausgaben

Um einen Überblick über Bestellungen zu erhalten, verwenden wir einen vorkonfigurierten Satz aus Kenndaten (KPIs), die in verschiedenen Szenarien angewandt werden können, wie SAP Analytics Cloud (SAC) Stories. In den Stories lassen sich Daten für Berichte, Planung und Analysen sichten und darstellen. Die Entscheidungsträger bei Camelot überwachen simulierte Änderungen, die eine Übersicht und Details zu einzelnen Positionen anzeigen. Wir verwenden benutzerdefinierte Core Data Services (CDS)-Views im Einkauf für Erweiterbarkeit und Berichtsfunktionen.

Abbildung 4 zeigt eine der benutzerdefinierten analytischen Abfragen zur Bewertung/Analyse der für Bestellungen angefallenen Ausgaben, um so die allgemeinen Beschaffungskosten zu senken. Weitere Informationen über die CDS-Views: Link.

Abbildung 4: Benutzerdefinierte analytische Abfragen

View-Browser

Wir verwenden die App „View-Browser“, wie in Abbildung 5 gezeigt, zum Suchen, Browsen, um analytische und nicht-analytische Abfragen zu taggen und unter anderem Beschaffungsdatenfelder der CDS-Views zu analysieren. Camelot nutzt verschiedene Suchoptionen, wie Beschreibung, Anwendungskomponenten und Tabellen, die beim Erstellen der CDS-Views verwendet wurden, um nach CDS-Views zu suchen. Einige der wichtigsten von uns genutzten Funktionen der App sind:

  • Views – zeigt die Anzahl aller im System verfügbaren CDS-Views an
  • CDS-View-Status – zum Erstellen, Speichern, Ändern und Veröffentlichen von CDS-Views in Katalogen mithilfe der App „Benutzerdefinierte analytische Abfragen“ (Custom Analytical Queries), einem Tool für Berichte und Analysen.
  • Suche: zur Suche nach Views, View-Typen, View-Kategorien, Tabellen, View-Beschreibungen, View-Spaltennamen, Anmerkungen oder von Benutzern hinzugefügten Tags

Weitere Informationen zu dieser App finden Sie hier: Link.

Abbildung 5: View-Browser – Suche in den Views 

Wie dies unseren Kunden hilft

Unsere Kunden aus zahlreichen Branchen, etwa Chemie oder Konsumgüter, haben unterschiedliche Anforderungen, je nach der Komplexität ihrer Geschäftsprozesse Unternehmens und dem Lieferantenumfeld.

Durch die Kombination führender Technologie und KI-basierter Analyse mit eingehenden Kenntnissen des Bezugsmarkts und der Einkaufskategorie ermöglichen wir unseren Kunden, Erkenntnisse aus ihren Beschaffungsdaten zu generieren. Sie sehen die Performance im Einkauf auf unterschiedlichen Ebenen, in verschiedenen Dimensionen sowie in Echtzeit. Dadurch erreichen sie Transparenz in Hinblick auf ihre Ausgaben und können kurzfristige Einsparpotenziale mit sofortigem ROI erkennen.

Fazit

Die von uns beschriebenen S/4HANA Cloud-Fähigkeiten helfen unseren internen Benutzern in der Beschaffung sowie unseren Kunden, tägliche Aufgaben besser zu bewältigen. Sie können die benötigten Informationen an einem Ort einsehen, ohne erst zahlreiche Berichte und Transaktionen zu öffnen. Sie erhalten eine umfassende Echtzeit-Transparenz für ihre Ausgaben. Über Funktionen zur sofortigen Reaktion auf Erkenntnisse können sie die relevanten Geschäftsprozesse und Objekte aufrufen. Sie können Einkaufsanalysen direkt in Echtzeit anzeigen und so die Berichtszyklen beschleunigen. Eine der wichtigsten Funktionen von SAP S/4 HANA Cloud ist dabei, dass sie rasch verschiedene KPIs und Karten konfigurieren und an ihre Anforderungen anpassen können. Die Daten können außerdem in verschiedenen Grafikarten dargestellt werden, mit spezifischen Kriterien, je nach den geschäftlichen Anforderungen. Mit der Ausgabenübersicht in der Cloud bekommen Einkäufer in Echtzeit einen umfassenden Überblick über die Ausgaben des Unternehmens und können so Einsparpotenziale ermitteln und nutzen.

Wenn Sie mehr über Beschaffungsanalysen mit S/4HANA Cloud erfahren möchten, kontaktieren Sie unser Team unter folgender E-Mail-Adresse: s4cloud@camelot-group.com

Quellen:

SAP Best Practices Explorer (nur mit Freigabe)

SAP Learning Hub (nur mit Freigabe)

SAP Help Portal

In dieser Serie geben wir Einblicke, wie wir selbst SAP Features nutzen. Wir hoffen, Ihnen einen detaillierten Einblick zu geben, was Sie mit einem bestimmten Feature erreichen können und sich selbst davon zu überzeugen.

Unser erster Artikel beschreibt die Testautomatisierung in SAP S/4HANA Cloud Implementierungen hier.

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