Jedes Unternehmen ist bestrebt, seine betrieblichen Abläufe effizient zu gestalten. Dies wird durch das Management der grundlegenden Datentypen ermöglicht, die die Grundlage für jedes (SAP-)System bilden. Einer der wichtigsten Datentypen wird dabei jedoch schnell vergessen – die Referenzdaten.

Um dem abzuhelfen, hat Camelot ITLab eine neue Lösung für das Referenzdatenmanagement in einem zentralen System entwickelt. In diesem Blog erfahren Sie mehr über das Warum und das Wie.

Darum sollten Sie sich mit Referenzdaten befassen

Wir können Daten als eine hierarchische Pyramide betrachten, die aus verschiedenen Datentypen wie Transaktionsdaten, Zustandsdaten, Stammdaten und Referenzdaten besteht.

Daten Pyramide von CAMELOT
Datenpyramide von CAMELOT

Nach einer einfachen Definition bilden Referenzdaten die Datengrundlage eines jeden Systems und ermöglichen einen strukturierten Ansatz für die Stammdatenpflege. Sie dienen zur Klassifizierung und Kategorisierung anderer Datentypen. Durch die Nutzung dieses strukturierten Ansatzes können die operativen Geschäftsprozesse effizient und reibungslos ablaufen, da die Qualität der verwendeten Daten gewährleistet ist.

Aus der Sicht des Endbenutzers eines Systems sind Referenzdaten in der Regel das, was er in einem Dropdown-Feld oder in einer Liste von Werten findet.

Betrachtet man Referenzdaten aus der Perspektive eines SAP-Systems, geht es dabei um nicht mehr und nicht weniger als um Customizing.

Die Herausforderung, die Datengrundlage Ihrer Systeme sauber zu halten

Je nachdem, wie Sie Ihr System verwenden (ob als System zur Stammdatenpflege oder für das Kundenbeziehungsmanagement), hat eine beträchtliche Anzahl von Feldern Referenzdaten zur Grundlage, was bereits die Relevanz und Bedeutung dieser Daten unterstreicht. Insofern wirken sich Referenzdaten auf die Effizienz von Geschäftsprozessen aus. Mit einem standardisierten Satz hochwertiger Referenzdaten können diese effizienter sein.

Mit Blick auf die Datenverwaltung ist es außerdem wichtig, dass diese grundlegenden Daten nur einmal in einem zentralen System gepflegt und über die gesamte Systemlandschaft verteilt werden. Stellen Sie sich vor, Sie führen eine neue Einkaufsgruppe im Unternehmen ein und müssen diese Daten in einer Vielzahl von Systemen pflegen, z. B. im operativen S/4 HANA-System oder im CRM-System, um diesen Datensatz für die P2P-Prozesse dieser Systeme bereitzustellen. Das können Sie vermeiden.

Das Gleiche gilt für die Verantwortlichkeit für Änderungen. Da Referenzdaten nahezu alle Geschäftsprozesse beeinflussen können, ist es sehr wichtig, dass diese Daten in geregelter Weise erstellt und geändert werden. Das bedeutet, dass Datenänderungen über Workflows genehmigt werden müssen, wodurch Verantwortlichkeit für die Änderungen entsteht. Außerdem gewährleistet dies die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Datenänderungen.

Der Ansatz von Camelot für die Referenzdatenpflege: Reference Data Management mit SAP MDG

Das Camelot Reference Data Management wurde durch Wiederverwenden des Frameworks für benutzerdefinierte Objekte von SAP Master Data Governance entwickelt und implementiert. Daher ermöglicht die Lösung die Pflege von Referenzdaten durch Integration in bereits bestehende MDG-Governance-Konzepte. Die Lösung ist für Benutzer, die bereits mit MDG arbeiten, leicht verständlich, da die allgemeinen Prinzipien die gleichen sind.

Technisch ist die Lösung zudem mit Transportation Management von SAP integriert. So ist es möglich, Referenzdaten in der verwalteten RDM-Lösung zu erstellen und zu ändern und die freigegebenen Daten über bestehende Transportwege aller angeschlossenen Systeme unter Einhaltung der Grundsätze der SAP-Systeme zu verteilen.

Bestehende Herangehensweise Lösung von Camelot
Standardisierung
– Struktur ist im System nicht definiert und kann nicht durchgesetzt werden
– Datenpflege mit informellen Regeln – keine harten Kontrollen
– Es müssen manuelle Kontrollen durchgeführt werden
– Durchsetzung von Regeln – dadurch Gewährleistung der Datenqualität und -struktur
– Ableitungsregeln verringern den Pflegeaufwand und gewährleisten die Richtigkeit der Daten
Prozesstransparenz
– Keine Freigabe für neue Datensätze
– Ein breites Spektrum von Benutzern kann Änderungen vornehmen
– Jedes System/jeder Client ist für die Datenpflege verantwortlich
– Keine Orchestrierung über die gesamte Systemlandschaft
– Automatisch synchronisierte Daten in allen Systemen
– Vollständig nachvollziehbare Änderungen anhand von Änderungsdokumenten
– Benutzeroberfläche mit allen relevanten Datenpunkten an einem Ort
– Transparente und nachvollziehbare Pflege
– Einbeziehung aller relevanten Stakeholder
Governance
– Jeder Datensatz ist eigenständig
– Keine Kontrolle über Änderungen
– Keine vollständige Nachvollziehbarkeit von Änderungen
– Anpassbarer Workflow mit dynamischer Bearbeiterfindung
– Zuweisung von Rollen und Berechtigungen an relevante Parteien
– Automatische Erstellung des Transports in allen Zielsystemen/Replikation über Webdienst oder Änderungsanfrage
– Überwachung der Replikation und der Transporte

 

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Die Zukunft des Referenzdatenmanagements

Unsere Lösung Camelot Reference Data Management erhalten Sie über den SAP Store.

Wenn dies Ihr Interesse geweckt hat, wenden Sie sich bitte an Thomas Tolksdorf (tto@camelot-itlab.com) oder an Tobias Balogh (tbal@camelot-itlab.com), um mehr über unsere Ideen und Lösungen für das Referenzdatenmanagement zu erfahren.

Wir danken Luis Morantes für seinen Beitrag zu diesem Artikel.

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