Um die Vision eines datengetriebenen Unternehmens zu verwirklichen, müssen Unternehmen in eine klar definierte Stammdatenstrategie investieren. Die Bedeutung von Daten und insbesondere der Datenqualität rückt immer mehr in den Vordergrund. Doch wie kann diese Data Excellence erreicht werden? Was ist dabei zu beachten und was kann es bedeuten, Data Excellence ohne entsprechende Strategie erreichen zu wollen? Auf diese Fragen werden wir im folgenden Artikel eingehen.
Definition und Bestandteile einer Stammdatenstrategie
Um eine Stammdatenstrategie zu definieren, müssen Sie zunächst wissen, welche Ziele Sie verfolgen. Sie benötigen eine Vision, wo Ihr Unternehmen in den nächsten drei, vier oder zehn Jahren in Bezug auf die Stammdatenverwaltung, das Master Data Management (MDM) stehen soll.
Die Strategie beschreibt den in Arbeitspaketen definierten Weg zur Vision.
Aus Erfahrung wissen wir, dass die Entwicklung einer ganzheitlichen Strategie von größter Bedeutung ist. Das CAMELOT MDM House zeigt die Bestandteile, die bei der Definition einer Stammdatenstrategie berücksichtigt werden müssen, um diese ganzheitliche Sichtweise zu gewährleisten.
Abb. 1: Das MDM House zeigt die Dimensionen, die bei der Definition einer Stammdatenstrategie berücksichtigt werden.
Der erste große Bestandteil heißt „Prozesse“. Darin werden Datenprozesse und Architektur sowie Konzepte und technische Spezifikationen betrachtet und eine Prozessbewertung durchgeführt. Der Bestandteil „Organisation“ betrachtet neben Rollen und Verantwortlichkeiten auch Strukturen und Prozesse, die für die globale und lokale Stammdatenorganisation benötigt werden. Der Bestandteil „Stammdaten“ umfasst Themen wie Informations- und Datenmodell, Nomenklatur und Semantik sowie die Einbindung externer Dienste. Der vierte große Bestandteil, „IT-Systeme“, befasst sich mit der IT-Architektur, einschließlich Workflows, Benutzeroberflächen und Integration. Der letzte Bestandteil, der horizontal zu allen Säulen liegt, befasst sich mit dem themenübergreifenden Bereich Betrieb und Support, genauer gesagt mit fachlichem und technischem Support, Datenqualitätsüberwachung sowie Schulung und Wissensmanagement.
Vier Phasen bei der Verwirklichung Ihrer MDM-Vision
Mit unserem Ansatz „MDM Strategy Assessment“ bewerten wir die Strategie der Stammdatenverwaltung. Dabei berücksichtigen wir sämtliche zuvor genannten Bestandteile und führen Sie in vier Phasen zu Ihrer MDM-Vision.
Abb. 2: In vier Phasen zur MDM-Vision
Von der Status-quo-Analyse zur Visionierung
Die Hauptarbeit am Projekt beginnt mit der zweiten Phase, der Status-quo-Analyse. Die Status-quo-Analyse ist die Basis für jedes Strategieprojekt. In dieser Phase wird die Ist-Situation erfasst, analysiert und bewertet, indem:
- die vorhandene Dokumentation geprüft wird,
- Fokusinterviews mit sachkundigen Stakeholdern geführt werden,
- Online-Fragebögen ausgefüllt werden
- und Workshops mit Deep Dives stattfinden.
Es gibt einige Punkte, die hier zu beachten sind. So sollten beispielsweise die Fokusinterviews und Online-Fragebögen funktionsübergreifend (d. h. Einkauf, Vertrieb, Lieferkette, …) durchgeführt werden. Darüber hinaus wird ein Bottom-up-Ansatz empfohlen, da die Nutzer, die direkt mit den Daten arbeiten, in der Regel tiefere Einblicke in vorhandene Probleme und Lücken haben als Management-Rollen; dabei spielt die Vertrautheit mit einem anderen Detaillierungsgrad eine große Rolle. Wichtig ist auch die Bereitstellung von Beispielen für bestimmte Schwachstellen oder Probleme. So können die Themen greifbarer gemacht und Bemühungen um entsprechende Lösungen besser begründet werden.
Die Unterstützung des Managements für das Thema ist jedoch ebenso entscheidend wie der Input aus der operativen Ebene. Ohne ausreichende Unterstützung durch das Management ist die Wahrscheinlichkeit einer Initiierung erheblich geringer, da die Auswirkungen einer Stammdateninitiative die gesamte Organisation umfassen und alle Arten von Bereichen (z. B. IT, Logistik usw.) betreffen können.
Die Ergebnisse der Status-quo-Analyse sind
- Erkenntnisse über den Ist-Zustand und über erste Anforderungen an eine zukünftige Lösung sowie
- eine Reifegradlandkarte, die priorisierte Handlungsfelder (inklusive potenzieller „Low Hanging Fruits“) aufzeigt.
Am Ende der Status-quo-Analyse sollten Prioritäten für die kommende Konzeptphase gesetzt werden, da diese von Fall zu Fall unterschiedlich sein können. Einige Unternehmen müssen sich beispielsweise auf E3E-Prozesse konzentrieren, andere eher auf den Aufbau eines Governance-Modells. Jedoch muss auch bei der Prioritätensetzung berücksichtigt werden, dass alle Bestandteile wechselseitige Abhängigkeiten aufweisen. Eine Änderung der Architektur wirkt sich etwa auf Prozesse und Organisationen aus, während eine Änderung der Governance Auswirkungen auf Prozesse und Daten haben kann.
Von der Visionierung zur Roadmap
Ausgehend von einem Visionierungsworkshop werden die Ziele der Stammdatenverwaltung definiert, wobei zukunftsrelevante Aspekte und Möglichkeiten vorgestellt und diskutiert werden.
In weiterführenden Workshops wird gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern für jeden der Bestandteile ein zukünftiger Status definiert. In den Workshops werden Best-Practice- und theoretische Modelle mit den aktuellen Einrichtungen abgeglichen und das am besten passende Design entwickelt.
Ergebnis dieser Workshops ist ein definierter Soll-Zustand für jede Dimension des MDM House inklusive möglicher Zwischenszenarien für jede der Lösungen. Darauf aufbauend werden Arbeitspakete mit einer groben Aufwandsabschätzung und Priorisierung definiert.
Die wichtigsten Entscheidungen und die Soll-Konzepte werden in einer Roadmap zusammengefasst, die relevante Schritte zur Zielerreichung aufzeigt. Die Roadmap zeigt alle definierten Arbeitspakete auf einer Zeitleiste, unterteilt in die bereits bekannten Bereiche Organisation und Governance, Prozesse, Daten- und Datenqualität sowie IT-Architektur. Detaillierte Spezifikationen der definierten Arbeitspakete führen zu einer klaren Vision. Sie zeigen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um die Aufgabe zu starten und erfolgreich abzuschließen.
Nachdem die Strategie initial erstellt wurde, sollten sowohl Vision als auch Strategie kontinuierlich überprüft und an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.
„Die Mammutaufgabe in kleinen Schritten bewältigen“ – Tipps aus Projekten
Tipp von einem unserer MDM-Strategie-Experten: Versuchen Sie bei der Vision und den Zielen Ihrer Stammdatenverwaltung, die „Mammutaufgabe in kleinen Schritten zu bewältigen“. Sie sollten Ihre Organisation vor die Herausforderung stellen, Data Excellence zu erreichen, aber Sie sollten sie nicht überfordern oder zwingen, sich (auf einen Schlag) stark anpassen zu müssen. Bedenken Sie immer, dass die Arbeitspakete normalerweise zusätzlich zur operativen Arbeit erledigt werden müssen. Wenn zu viel auf einmal erreicht werden soll, kann das die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frustrieren und die Dynamik schwächen.
Zweiter Tipp: Als Grundlage Ihres Erfolgs benötigen Sie eine klar definierte MDM-Organisation mit klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten. Es ist wichtig, dass die MDM-Organisation einer klaren Struktur und Regeln folgt. Gleichzeitig muss sie aber auch von der gesamten Organisation, sowohl vom Management als auch von den Abteilungen, getragen werden. Nur so können die Maßnahmen einerseits im Tagesgeschäft und andererseits unternehmensweit umgesetzt werden.
Vorteile einer Stammdatenstrategie
Data Excellence ist die Grundlage datengetriebener Geschäftsmodelle. Sie hängt direkt an Ihrer Stammdatenstrategie. Damit Sie nun nicht denken „Oje, das klingt nach viel Arbeit, das machen wir besser nicht“, möchten wir Ihnen ein paar Gründe nennen, warum der Aufwand sich für Sie und Ihr Unternehmen lohnt:
- Sie haben einen klaren Weg vor sich, der genau aufzeigt, wie Sie die MDM-Vision Ihres Unternehmens erreichen können.
- Basierend auf der Strategie können Sie Aufgaben, Ressourcen und Budget planen.
- Menschen, die mit Daten (insbesondere operativ) arbeiten, sehen Fortschritte und fühlen sich gehört.
- Mit schnellen Gewinnen können Erfolge präsentiert und die Akzeptanz von Stakeholdern gestärkt werden.
Zentrale Elemente
Eine klar definierte Stammdatenstrategie ist die Basis für das Erreichen von Data Excellence. Sie identifiziert Schwachstellen, bewährte Verfahren und Handlungsfelder in der aktuellen Organisation. Zudem implementiert sie funktionierende Prozesse und eine klar strukturierte MDM-Organisation mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Die daraus resultierende Roadmap zeigt auf, wie Ihre Organisation die Vision umsetzen kann. Sie skizziert in Arbeitspaketen genau, was wann zu tun ist. Es ist wichtig, dass Definition, Design und Implementierung im gesamten Unternehmen unterstützst werden. Wenn Sie Ihre Stammdatenstrategie nicht angehen, müssen Sie unter anderem mit höheren Kosten und mehr Pflegeaufwand sowie mit fehlender Berichterstattung rechnen.
Die oben genannten Beispiele geben nur einen kleinen Einblick. Die Liste der Vorteile lässt sich beliebig fortsetzen. Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie hier frühere Artikel zum Thema Stammdatenstrategie lesen.
