Die Identifizierung von Einsparpotenzialen ist gängige Praxis in Beschaffungsabteilungen, insbesondere in der heutigen Zeit. Es ist jedoch wichtig, die im Zuge der Projektplanung erwarteten Einsparungen auch wirklich umzusetzen. Professionelles Ausschreibungsmanagement unterstützt kurz- und langfristige Einsparungen. In diesem Blogartikel beschäftigen wir uns mit typischen Problemen bei Ausschreibungen und zeigen Lösungen für diese auf.

Was ist Tender Management und warum ist das gerade jetzt so wichtig?

Die Literatur behandelt das Ausschreibungsmanagement mit einem starken Fokus auf Verhandlungstaktiken oder digitale Tools. Tatsächlich sind beide Aspekte wichtig, aber optimiertes Ausschreibungsmanagement geht weit darüber hinaus. Auch wenn der professionellen Ausgestaltung des Ausschreibungsmanagements schnelle Erfolge und strategische Vorteile zugeschrieben werden, bleibt ihr wahres Potenzial oft unerkannt.

Für unsere Begriffe bedeutet ein professionelles Ausschreibungsmanagement die Schaffung von nachhaltigem Geschäftswert in Form von Innovationen, Services und/oder Einsparungen. Der Ausschreibungsprozess gehört zu den wichtigsten Aktivitäten des Beschaffungswesens und bildet eine Schnittstelle zu anderen Unternehmensfunktionen und -prozessen. Der Lebenszyklus einer Ausschreibung beginnt mit der strategischen Einteilung in Kategorien. Darauf folgt die Vorbereitungsphase, in der die Suche nach geeigneten Lieferanten und die Vorbereitung der Verhandlungen im Vordergrund stehen. Im Anschluss daran kommt die eigentliche Umsetzung mit finanzieller und technischer Bewertung, Verhandlungsführung und Vergabe. Schließlich wird der erfolgreiche Lieferant beauftragt, und das Lieferanten- und Auftragsmanagement beginnt.

Welche typischen Stolperfallen gibt es beim Ausschreibungsmanagement?

Aus Gesprächen mit Kunden wissen wir, dass es zwei wesentliche Probleme gibt:

Unzureichende Governance- und RFX-Prozesse

Auch wenn die meisten Unternehmen dokumentierte Ausschreibungsrichtlinien und -prozesse haben, sind diese doch häufig mit ineffizienten und unklaren Schritten gespickt. So sind z. B. technische und kaufmännische Auswertungen nicht aufeinander abgestimmt, was sich negativ auf Gewichtung und Gesamtbeurteilung auswirkt. Unausgereifte Prozesse, die falsche Teamzusammensetzung und zu wenig Interaktion mit internen Interessengruppen verschärfen das Problem. Zudem sind viele Einkäufer nicht ausreichend mit den Grundsätzen des Ausschreibungsmanagements vertraut. All diese Aspekte beeinträchtigen die Qualität der Ausschreibung und erschweren es, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Mangelnde Routine und Qualitätssicherung

Aus Mangel an Routine kann es dazu kommen, dass Einkäufer an falschen Gewohnheiten festhalten oder im Verlauf des Ausschreibungsverfahrens wichtige Aspekte übersehen. Da es keine Qualitätssicherung gibt, sind unzureichende RFX-Prozesse und eine schlechte Ausführung oft die Folge. Hinzu kommt, dass in der Regel kein formeller Überprüfungsprozess angewendet wird, um eine Wiederholung häufiger Fehler zu vermeiden.

Um diese Probleme zu beheben, sollte das Ausschreibungsmanagement professionalisiert werden. Nur so schaffen Ausschreibungen letztendlich den Wert, den jeder im Unternehmen erwartet. Mit zwei Grundprinzipien lassen sich die genannten Hürden überwinden:

Das Ausschreibungsmanagement als ganzheitlichen Prozess behandeln

Eine ganzheitliche Betrachtung des Ausschreibungsmanagements über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg ermöglicht eine Rationalisierung des Prozesses, da vor- und nachgeschaltete Prozesse jeweils mitberücksichtigt werden. Dieser Ansatz gibt außerdem Aufschluss darüber, welche Rollen entlang der Wertschöpfungskette während des Ausschreibungsprozesses einbezogen werden sollten. Zum Beispiel sehen wir in Finanz- und technischen Analysten wichtige Mitwirkende bei komplexen Ausschreibungen. Daher sollte für den gesamten Ausschreibungsprozess ein maßgeschneidertes Governance-Modell mit einer klaren Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten entwickelt werden. Ist die Governance festgelegt, empfehlen wir, den Fokus auf die Umsetzung der neuen Verfahren zu lenken und die Einkäufer an vorderster Front entsprechend zu schulen und anzuleiten.

Ausschreibungs-Coach und Sparringspartner festlegen

Mit einem erfahrenen Coach oder Sparringspartner kann fehlende Erfahrung seitens der Einkäufer wettgemacht werden. Gerade bei komplexen Ausschreibungen kann ein Coach bei der Festlegung der richtigen Vorgehensweise helfen und die Vorbereitung der Verhandlungen unterstützen. Mit ein wenig Unterstützung verbessert sich nicht nur die Qualität des Ausschreibungsprozesses, sondern der zuständige Einkäufer lernt auch für künftige Ausschreibungen dazu.

Abb. 1: Professionelles Ausschreibungsmanagement kann nachhaltigen Geschäftswert schaffen.

Professionelles Ausschreibungsmanagement schafft nachhaltigen Geschäftswert. Zum einen ermöglicht es Einsparungen innerhalb des Beschaffungsprozesses, z. B. durch flexible kaufmännische Vereinbarungen. Zum anderen erfordern unterschiedliche Beschaffungssituationen unterschiedliche RFX-Ansätze, um die Flexibilität zu wahren und sich an die jeweiligen Umstände anpassen zu können. Eine gute Vorbereitung und Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten helfen Einkäufern, den richtigen Ansatz zu finden und nicht nur Einsparungen, sondern auch Innovationen und bessere Produkte oder Dienstleistungen zu ermöglichen. Nicht zuletzt sorgt ein professionelles Ausschreibungsmanagement für straffere Prozesse und mehr Effizienz.

Erweitern Sie Ihren Blick auf das Ausschreibungsmanagement

Wir müssen unsere Herangehensweise an das Ausschreibungsmanagement ändern. Früher haben wir Lieferanten nur kontaktiert, um neu zu verhandeln und Preissenkungen zu erreichen. Aber gehört zu einer guten Lieferantenbeziehung nicht mehr als das bloße Verhandeln von Preisen? Um künftige Herausforderungen wie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Innovation zu meistern, muss der Ausschreibungsprozess überarbeitet werden. Die Suche nach gegenseitigem Nutzen gewinnt an Bedeutung, der reine Kostenfokus reicht als Standardansatz für alle Kategorien nicht mehr aus. Denken Sie daran, dass Ausschreibungen auch für Ihre Lieferanten eine Investition bedeuten.

Und auch daran, dass ein hoch spezifizierter RFQ-Prozess nicht immer die Lösung ist. Besonders in komplexen Beschaffungssituationen kann er sogar kontraproduktiv sein, da der Lieferant seine Fähigkeiten nicht voll entfalten kann. Oft ergeben sich vorteilhafte Komponenten oder Innovationen aus dem Spielraum, der den Lieferanten zugestanden wird.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass das Ausschreibungsmanagement eine neue Herangehensweise braucht. Es sollte in einem breiteren Kontext als nur unter dem Aspekt der Kosteneinsparung betrachtet werden. Das Ausschreibungsmanagement gehört zu den wertschöpfungsstärksten Aufgaben des Beschaffungswesens und kann dazu beitragen, nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen.

Was sind Ihre Gedanken zu diesem Thema? Bitte lassen Sie es uns wissen, wir freuen uns auf einen fruchtbaren Erfahrungsaustausch!

Wir danken Felix Kesselberg für seinen Beitrag zu diesem Artikel.

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