Jahr für Jahr werden nach Schätzungen des McKinsey Global Institute mehr als 30 Milliarden neue Dokumente erstellt. Dabei werden 85 % der Dokumente niemals aufgerufen, 50 % sind Duplikate und 60 % der gespeicherten Dokumente sind längst nicht mehr aktuell. Und dennoch wird das Thema Dokumentenmanagement und sein Wertbeitrag für das Unternehmen immer noch viel zu oft vernachlässigt.
Bitkom Study – Quelle: McKinsey Global Institute
Dabei kann eine gut abgestimmte Strategie für das Dokumentenmanagement (DM) helfen, eine Vielzahl von Herausforderungen anzugehen, so zum Beispiel im Bereich Compliance (Stichwort DSGVO), und Ihrem Unternehmen den Weg in die Digitalisierung ebnen. In diesem Beitrag möchten wir darum auf die aktuellen Herausforderungen im Dokumentenmanagement eingehen und zeigen, wie Unternehmen diese Probleme überwinden können.
Dokumentenmanagement – worum geht es dabei überhaupt?
Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Enterprise Content Managements und lässt sich definieren als die Verwaltung von Unternehmensdokumenten sowohl digital als auch analog. Heute haben wir Zugang zu mehr Informationen als je zuvor. Dabei wird der weitaus größte Teil dieser Informationen jedoch nicht im Unternehmen selbst erzeugt.
Die Herausforderungen heute
Die zunehmende Digitalisierung stellt Unternehmen vor die Herausforderung, enorme Mengen an unstrukturierten Informationen über verschiedenste Plattformen hinweg verwalten zu müssen. Die stetig wachsende Menge unstrukturierter Daten, ungereinigter Systeme und neuer Technologien machen den Bedarf nach durchdachtem DM umso dringender.
Aktuelle Herausforderungen im Dokumentenmanagement – Quelle: CAMELOT Management Consultants
Aufbauend auf Erfahrungen aus DM-Projekten mit Fortune-500-Unternehmen in verschiedensten Branchen haben wir eine Liste mit den häufigsten Herausforderungen und Pain Points erarbeitet, mit denen sich Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement typischerweise konfrontiert sehen.
- Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen/-Standards – Fehlende Konzepte für langfristige Ablage & Erfüllung von gesetzlichen Pflichten. Die Folge kann die ungewollte Offenlegung von sensiblen & vertraulichen Daten sein.
- Keine einheitliche Datenbasis („Single Source of Truth“) – Inhalte werden in unterschiedlichen Repositories abgelegt. So liegt ein Teil der Unternehmensdokumente z. B. in internen Unternehmensnetzwerken, andere finden sich wiederum nur auf den Computern der Mitarbeiter wieder (z. B. in ihren E-Mails). Als Konsequenz nimmt die Suche nach Dokumenten immer wieder viele Arbeitsstunden in Anspruch, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.
- Veraltete Technologien und häufige Nutzung von Dateiservern – Fehlende Suchmöglichkeiten, unkontrollierbare Dokumentenverteilung und nicht aufeinander abgestimmte Prozesse sind nur einige der vielen Nachteile, die sich aus dem Einsatz nicht mehr zeitgemäßer DM-Systeme ergeben.
- Fehlende Standardisierung bei Struktur, Organisation und Versionierung – Welche Rollen im Unternehmen sind am Prozess beteiligt? Wie werden die verschiedenen Entwürfe und Versionen eines Dokuments verwaltet? Unternehmen fehlen aussagekräftige Einblicke in Dokumentenverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten.
- Dokumentenmanagement in-house oder in der Cloud – Viele Unternehmen scheuen das Risiko im Zusammenhang mit Cloud-Sicherheit und Zuverlässigkeit der Cloud-Anbieter, ohne dabei selbst über geeignete Möglichkeiten zum Betrieb und zur Verwaltung eines internen Dokumentenmanagementsystems zu verfügen.
Wie kann Ihr Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen?
Unternehmen, die den Mehrwert in der Entwicklung eines eigenen Konzepts für das Dokumentenmanagement erkennen, können nachhaltige Ergebnisse erzielen. Die CAMELOT-Experten für das Daten- und Informationsmanagement haben die folgenden Best Practices im Dokumentenmanagement identifiziert:
- Verbindliche Namenskonventionen
- Vereinheitlichung der Verfahren für die Namensgebung und wirksame Indizierung, um ein einfaches Auffinden von Dokumenten zu gewährleisten.
- Geeignete Benutzer- und Berechtigungskonzepte
- Entwicklung von rollenbasierten Sicherheitsmechanismen, die den Zugriff auf sensible Dokumente einschränken und eine sichere Ablage aller Unternehmensdokumente garantieren.
- Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien
- Festlegung von Richtlinien in Einklang mit Branchenvorschriften und Erstellung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsplänen (z. B. DSGVO).
- Metadatenstrategie
- Die Pflege von Metadaten hilft Mitarbeitern, Dokumente gezielt zu suchen und zu finden und ersetzt zudem die Ordnerstruktur in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Festgelegte Lifecycle-Prozesse
- Klar definierte und durchgängige Prozesse mit Vorgaben zum Umgang mit analogen Dokumenten (z. B. Scan-Prozesse), zu Speicherorten, Zugriffsberechtigungen und den Aktionen, die für Dokumente in den verschiedenen Phasen des Lifecycle durchzuführen sind.
- Eindeutige Freigabeverfahren (4-Augen-Prinzip).
- Qualitätsmanagement
- Festlegung von Richtlinien für alle Dokumente, die Eingang in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden und Definition von KPIs und Geschäftsregeln hinsichtlich der Vollständigkeit von Dokumenten.
- Effiziente Zusammenarbeit
- Sicherstellung einer gut abgestimmten Zusammenarbeit, jederzeit und überall.
- Unterstützung von Mobilgeräten, Möglichkeit zur parallelen Bearbeitung und der Zusammenführung von Änderungen anderer Benutzer, auch bei der Offline-Arbeit.
- Auch den Zugriff für externe Benutzer in Betracht ziehen (z. B. Supplier Self-Service in einem SRM-System).
Das CAMELOT Framework: Ihre Lösung für Document Management Excellence
CAMELOTs integrierter Ansatz für das Dokumentenmanagement konzentriert sich auf die effiziente Verwaltung von Dokumenten im Zusammenspiel von Prozessen, Organisation und IT. Unser Document Management Framework (Abbildung unten) teilt sich in vier Bereiche auf: externe Anforderungen, Dokumentenorganisation, Prozessorganisation und Dokumentenmanagementsystem.
Bei den externen Anforderungen als erste Säule geht es in erster Linie um Regelmäßigkeit, Integrität und Authentifizierung. Dabei gilt es die von staatlichen Einrichtungen, Finanzbehörden oder anderen Stellen auferlegten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Um Strafzahlungen zu vermeiden, müssen darüber hinaus einschlägige Aufbewahrungspflichten mit Vorgaben zur Dauer der Speicherung klar definierter Unternehmens-, Geschäfts- und Rechtsunterlagen erfüllt werden.
Die Dokumentenorganisation ist die zweite Säule und befasst sich mit allen administrativen und organisatorischen Fragen, wie zum Beispiel Umfang, Klassifizierung und Strukturierung der Dokumente. Dabei müssen allgemeine Vorgaben hinsichtlich der Dokumentenorganisation über das gesamte DM-Framework hinweg einheitlich angewendet werden.
Die Prozessorganisation als dritte Säule vereinheitlicht die organisatorisch-technischen Aspekte des Dokumentenmanagements. Dies umfasst unter anderem auch die Definition von zu unterstützenden Prozessen und ihrer Funktionsweise sowie die Abstimmung von DM-Prozessen mit dem BPM (Business Process Management).
Die letzte Säule stellt dann das DM-System dar. Das DMS fungiert als Schnittstelle zwischen externen Anforderungen, Dokumentenorganisation und Prozessorganisation, indem es die zugrunde liegende Struktur und entsprechenden Definitionen abbildet. DM-Systeme bieten Funktionen wie Dokumentenversionierung, Workflow-Automatisierung, Dokumentensuche und -verfolgung, revisionssichere Aufbewahrung und Indizierung. Sie geben Ihnen zudem die Möglichkeit, ausgewählte Teile des DM-Prozesses wie Dokumentenkonvertierung, Dokumentenklassifizierung, Metadatenerfassung und Dokumentenverteilung zu automatisieren.
Vorteile
Insgesamt lassen sich durch die Entwicklung und Umsetzung einer wirksamen Strategie zur Dokumentenverwaltung entscheidende Vorteile erzielen:
- Mehr Effizienz durch reduzierten Zeitaufwand bei der Dokumentensuche und -verfolgung
- Verbesserte Dokumentensicherheit und Compliance
- Einfachere Zusammenarbeit unter Kollegen
- Dezentraler Zugang zu Informationen
- Automatisierte Prozesse
CAMELOTs Document Management Framework – Quelle: CAMELOT Management Consultants
Es ist Zeit, den nächsten Schritt zu gehen. Durch die Verbesserung der Dokumentenmanagementabläufe in Ihrem Unternehmen können Sie neue Wettbewerbsvorteile erschließen und sich von der Konkurrenz abheben. CAMELOT entwickelt für Sie einen integrierten Ansatz, der Mitarbeiter, Prozesse, Organisation und Technologie gleichermaßen einbezieht und Ihrem Unternehmen so anhaltenden Erfolg im Dokumentenmanagement sichert.
An dieser Stelle möchten wir uns bei Evan Pitt und Marc Hoffmann für ihre Unterstützung beim Schreiben dieses Blogbeitrags bedanken.
