Wir erleben derzeit eine Ära, in der riesige Datenmengen die Unternehmenslandschaft überfluten und deren Verwaltung zu einer anspruchsvollen Aufgabe machen. Während bereits viel Arbeit in das Thema Stammdatenmanagement gesteckt wird, werden Referenzdaten oft vernachlässigt. Eine unzureichende Verwaltung von Referenzdaten kann zu rechtlichen Problemen und Verzögerungen bei digitalen Transformationsinitiativen führen, wie zum Beispiel bei der Umstellung auf SAP S/4HANA. Erfahren Sie, wie Sie die Kontrolle über Ihre Referenzdaten behalten und das volle Potenzial Ihrer Daten ausschöpfen können.

Was verstehen wir unter Referenzdaten? Referenzdaten werden in Stamm- und Transaktionsdaten und damit in all Ihren Geschäftsprozessen verwendet. Referenzdaten spielen eine wesentliche Rolle in Ihrem Unternehmen, da sie die Anpassung des SAP-Systems an Ihre spezifischen Anforderungen für alle Geschäftsprozesse darstellen. Unzureichend verwaltete Referenzdaten können erhebliche Probleme verursachen:

  1. Hohe Betriebskosten aufgrund der Notwendigkeit, Datenprobleme zu beheben, z. B. bei der Datenverteilung.
  2. Unstimmigkeiten in den Daten mehrerer Systeme, die das Vertrauen in die Genauigkeit Ihrer Daten untergraben.
  3. Systemausfälle, Migrationskomplikationen und Betriebsunterbrechungen bei Systemübergängen.
  4. Inkonsistente Werte im gesamten Unternehmen, die zu Missverständnissen und Fehlern führen.
  5. Falsche Geschäftsentscheidungen aufgrund der Verwendung von ungültigen Daten.

Um die Bedeutung von Referenzdaten für Ihr Unternehmen zu verdeutlichen, zeigen wir ein Beispiel von Material- und Kundenstammdaten. Beide haben das Attribut Sales-Organisation. Die Referenzdaten definieren die zulässigen Werte für dieses Attribut. Wenn die Sales-Organisation 1001 in Ihren Referenzdaten fehlt, aber in Ihren Stammdaten vorhanden ist, wird die Migration dieser Daten zu S/4HANA fehlschlagen. Außerdem kann Ihre Verkaufsabteilung, die zur Sales-Organisation 1001 gehört, dieses Material und diesen Kunden nicht in ihren Transaktionen verwenden.

Abbildung 1: Ein anschauliches Beispiel für die Verwendung von Referenzdaten im Materialstamm
Abbildung 1: Ein anschauliches Beispiel für die Verwendung von Referenzdaten im Materialstamm

Referenzdaten meistern

Um die Kontrolle über Ihre Referenzdaten zu behalten, hat Camelot mit dem neuen Release Q4 2023 eine Erweiterung für den Camelot Data Analyzer eingeführt. Die Erweiterung bietet eine speziell auf SAP-Lösungen zugeschnittene Validierung von Referenzdaten. Sie konzentriert sich auf Materialstammdaten und Geschäftspartnerstammdaten und stellt die Synchronisation des Customizings über die Systemlandschaft hinweg sicher. Die Erweiterung ist als Software-as-a-Service verfügbar und hilft Ihnen, Schwachstellen in Ihrem Referenzdatenmanagement zu identifizieren. Sie adressiert drei Hauptproblembereiche:

Abbildung 2: Camelot Data Analyzer for Reference Data: Adressierung der Schlüsselprobleme im Referenzdatenmanagement
Abbildung 2: Camelot Data Analyzer for Reference Data: Adressierung der Schlüsselprobleme im Referenzdatenmanagement
  1. Der Camelot Data Analyzer identifiziert Werte in Material- und Geschäftspartner-Stammtabellen, die nicht in den entsprechenden Referenzdatentabellen angelegt wurden, und deckt so mögliche Datenprobleme auf. Dies erleichtert das Datenmapping, indem es relevante Daten aufzeigt, die nicht richtig kategorisiert sind.
  2. Das Tool vergleicht die Werte in Referenzdatentabellen über mehrere ERP-Systeme hinweg und identifiziert Inkonsistenzen. Dies hilft Ihnen, die Daten zu harmonisieren und eine einzige Quelle der Wahrheit sowie ein verbessertes Berichtswesen zu erreichen.
  3. Durch die Identifizierung inaktiver Werte in Ihren Referenzdatentabellen hilft Ihnen der Camelot Data Analyzer for Reference Data, irrelevante Daten zu bereinigen. Dieser Prozess kann verhindern, dass das System überlastet wird und verbessert den gesamten Arbeitsablauf.

Die Funktionalitäten des Camelot Data Analyzer for Reference Data sind unabhängig voneinander verfügbar. Sie können die Lösung wählen, die am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passt.

Abbildung 3: Dashboard-Screenshot der fehlenden Anpassung - Zusammenfassung
Abbildung 3: Dashboard-Screenshot der fehlenden Anpassung – Zusammenfassung
Abbildung 4: Dashboard-Screenshot der fehlenden Anpassung - detaillierte Übersicht
Abbildung 4: Dashboard-Screenshot der fehlenden Anpassung – Detaillierte Übersicht

Anwendungsfälle – Transformieren, Verbessern, Beschleunigen

Es ist wichtig, den Zeitpunkt für den Beginn der Verbesserung Ihrer Referenzdaten klug zu wählen. Referenzdaten bleiben im Laufe der Zeit relativ stabil; eine wöchentliche oder monatliche Bereinigung ist ein unnötiger Einsatz von Ressourcen. Basierend auf unserer Erfahrung gibt es drei Schlüsselbereiche, in denen das Management von Referenzdaten und die Nutzung des Camelot Data Analyzer for Reference Data den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen kann:

Vorbereitung auf die SAP S/4HANA Transformation

  • Reduzieren Sie die Anzahl der zu migrierenden Referenzdaten durch Identifizierung und Entfernung inaktiver Anpassungen.
  • Führen Sie fehlende Anpassungen frühzeitig ein, um Projektverzögerungen oder Datenverluste zu vermeiden.

Erhöhen Sie die Datenqualität

  • Minimierung der zu verarbeitenden Daten durch Eliminierung inaktiver Daten und dadurch Einsparungen bei der Datenbereinigung.
  • Überwachen und verbessern Sie die Datenqualität kontinuierlich, damit das System für die anstehende Transformation gerüstet ist.
  • Bereinigen Sie das Durcheinander von Referenzdaten, bevor Sie in erweiterte Datenanalyse investieren.

Steigern Sie die Systemleistung

  • Erhöhen Sie die Geschwindigkeit Ihres Systems, indem Sie nicht mehr benötigte Daten loswerden.
  • Reduzieren Sie die Menge der in abhängige Objekte geladenen Daten.

Die Wege zur Verbesserung Ihrer Referenzdaten

Wenn Ihr Unternehmen den Punkt erreicht hat, an dem es an der Zeit ist, sich mit Referenzdaten zu befassen und diese zu verbessern, gibt es zwei Möglichkeiten. Der erste ist, dass Sie sich entscheiden, diese Aktivitäten intern durchzuführen. Sie können z.B. ein eigenes Tool für die Verwaltung von Referenzdaten entwickeln oder dies sogar manuell tun. Jeder Ansatz erfordert eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren: Wahl der IT-Plattform, Lizenzkosten, Objekte im Anwendungsbereich, technische Implementierung, Personalressourcen, internes Fachwissen, Aggregation und Visualisierung der Ergebnisse.  Die interne Durchführung dieser Aufgaben ist zwar machbar, aber möglicherweise nicht lohnenswert. Da die Verwaltung von Referenzdaten meist nur einmal durchgeführt wird, überwiegt die Investition von Zeit und Ressourcen den Nutzen, insbesondere wenn andere Projekte im Vordergrund stehen.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, sich für eine einsatzbereite Lösung zu entscheiden, die für die Verwaltung von Referenzdaten entwickelt wurde, wie z.B. der Camelot Data Analyzer for Reference Data. Unser Tool erfordert nur ein Minimum an technischem Wissen und Zeitaufwand. Dies sind die Möglichkeiten, wie es Ihnen helfen kann:

  • Keine manuelle Arbeit – verbinden Sie Ihr System und erhalten Sie sofort Einblicke.
  • Regelmäßige Updates entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen.
  • Nativer Aufbau für SAP auf seinen Cloud-Plattformen – Datasphere und Analytics Cloud.
  • Analyse von Referenzdaten über mehrere ERP-Systeme hinweg.
  • Geringere Menge an zu pflegenden Daten und folglich geringere Kosten.
  • Verfügbarkeit der Ergebnisse für alle Beteiligten in einem intuitiven Dashboard.
  • Abdeckung von kritischen SAP S/4HANA Objekten – Business Partner & Material.
  • Camelot Experten richten das Tool für Sie ein und passen es an Ihre Geschäftsanforderungen an.

Zusammenfassung

Es ist üblich, dass Referenzdaten über Jahre hinweg unverändert bleiben, was zu Inkonsistenzen und veralteten Werten führt. Dies stellt ein erhebliches Risiko für neue digitale Initiativen innerhalb eines Unternehmens dar. Die Bewältigung von Problemen bei der Verwaltung von Referenzdaten ist entscheidend für jede SAP S/4HANA-Transformation. Mit dem Camelot Data Analyzer for Reference Data steht eine einfach zu bedienende SaaS-Anwendung zur Verfügung, die Sie dabei unterstützt, die Datenqualität zu verbessern, die Systemleistung zu steigern und Sie auf Ihre Systemtransformation vorzubereiten.

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