Das Verstehen der Nutzung und der Auswirkungen bestimmter Datenattribute auf Geschäftsprozesse ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Diese Herausforderung kann durch die Kombination von Stammdatenmanagement und Geschäftsprozessmanagement bewältigt werden. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie das geht!
In unserem vorherigen Artikel haben wir sieben Schritte zum Aufbau eines zuverlässigen Stammdatenmanagements vorgestellt. Alle diese Schritte verfolgen das Ziel, Hemmnisse für wichtige Geschäftsprozesse zu beseitigen, indem verschiedene Arten von Unnötigkeiten (z. B. Kapazitätsverlust, Zeitverlust) reduziert werden. Doch selbst mit einem ausgereiften Stammdatenmanagement fehlt vielen Unternehmen immer noch der Einblick, welche Daten und vor allem welche Datenattribute in welchen Geschäftsprozessen eingesetzt werden und welche Auswirkungen sie auf diese haben.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Attribute für jedes Datenobjekt ausgefüllt werden müssen und welche mit einer speziellen Steuerung ausgestattet werden sollten, da sie bestimmte Geschäftsprozesse lenken. Ein Vier-Augen-Prinzip kann beispielsweise dafür sorgen, dass die bereitgestellten Daten von einer zweiten Person überprüft werden, bevor sie in einem kritischen Prozess Verwendung finden. Dadurch werden Fehler und mögliche Zeit- oder Umsatzverluste vermieden, wenn der Prozess durch fehlerhafte Daten gestoppt wird.
Um die Abhängigkeiten und die Auswirkungen eines Datenattributs auf verschiedene Prozesse besser zu verstehen, erklären wir, wie wir bei CAMELOT unseren Kunden helfen können, dieses Wissen anhand einer von uns entwickelten Vorlage abzuleiten.
Warum Prozess- und Datenmanagement miteinander verbinden?
Geschäftsprozessmanagement und Stammdatenmanagement sind zwei Fachgebiete, die in einem Unternehmen oft getrennt verwaltet werden. Daraus resultiert die Situation, dass auch das Wissen getrennt ist und es keine Integration gibt. Es gibt also einige unbeantwortete Fragen:
- Welche Daten werden in einem bestimmten Prozess (Schritt) benötigt?
- In welchen Prozessen wird ein bestimmtes Fachgebiet eingesetzt?
- Welche Daten benötigen eine besondere Steuerung innerhalb des Unternehmens?
- Welche Prozesse benötigen Regressionstests, damit ein neues Datenmodell für die Geschäftsprozesse funktioniert?
Natürlich gibt es Möglichkeiten und Maßnahmen auf dem Markt, die versuchen, eine Dokumentation zu erstellen, um die Antwort auf diese Fragen abzuleiten. Wenn wir uns aber Konzepte wie Enterprise Architecture Management und Modellierungssprachen wie „Archimate“ anschauen, stellen wir fest, dass sie sich auf den Zusammenhang zwischen einem Geschäftsprozess und einem Datenobjekt konzentrieren, jedoch keine tiefer gehende Analyse durchführen können.
Mit unserem Ansatz gehen wir einen Schritt tiefer und können unseren Kunden die Möglichkeit geben, durch die Vernetzung der Informationen einen echten Mehrwert zu schaffen.
Unser Ansatz zur Verknüpfung von Stammdaten mit Geschäftsprozessen
Unser Ansatz umfasst vier Komponenten, in denen wir unterschiedliche Geschäftsprozesse analysiert, eine Vorlage zur Visualisierung des Ergebnisses erstellt und ein Konzept zur Wissensverbreitung entwickelt haben.
Zunächst haben wir die beiden gängigsten Geschäftsprozesse „Order-to-Cash“ und „Source-to-Pay“ mit den beiden Stammdatenobjekten „Business Partner“ und „Material“ verknüpft. Dabei haben wir uns primär auf das Standard-Setup in SAP konzentriert. Es ist ebenfalls möglich, diese Informationen in verschiedenen ERP-Lösungen zu nutzen.
Für jeden Prozess haben wir generische Prozessschritte erkannt, die den allgemeinen Ablauf der Aufgaben beschreiben. Für den „Source-to-Pay“-Prozess bedeutet es das Erstellen einer Bestellung, den Erhalt der Ware beim Lieferanten und das Begleichen der Rechnung:
Anschließend wurden für alle Prozessschritte die relevanten Datenobjekte ermittelt (z. B. werden ein Material und ein Lieferant benötigt, um eine Bestellung zu erstellen).
Mit Hilfe des standardisierten SAP-Datenmodells für die relevanten Datenobjekte konnten wir alle Attribute auflisten, aus denen die Datenobjekte bestehen. Mit dieser Liste haben wir alle Prozessschritte durchlaufen und die entsprechenden Attribute markiert (z. B. werden der Name des Lieferanten und seine Adresse für die Erstellung einer Bestellung benötigt).
Die unterschiedlichen Attribute können unterschiedliche Auswirkungen auf jeden Prozessschritt haben. Deshalb haben wir die Attribute in verschiedene Kategorien eingeteilt. Diese Klassifikation besteht aus zwei Teilen, die zum einen angeben, ob ein Attribut nach dem SAP-Standard-Setup obligatorisch oder optional ist. Andererseits unterscheidet sie zwischen Identifizieren, Lenken und Beschreiben von Attributen.
Im Einzelnen betrachten wir z. B. die Materialnummer, die als Identifikationsnummer klassifiziert wird, da es nur ein Material mit dieser Nummer gibt und sie daher für den materialabhängigen Prozessschritt „Bestellung“ zwingend erforderlich ist. Die Telefonnummer eines Geschäftspartners ist dagegen nur eine optionale Information (Klassifikation: beschreibend und fakultativ). Das hilft dem Benutzer, die Auswirkungen des Attributs auf den Prozessschritt direkt zu verstehen.
Um diese Datenbasis nutzen zu können, haben wir eine Vorlage erstellt, die es ermöglicht, den Prozessaufbau an den spezifischen Anwendungsfall unserer Kunden anzupassen (z. B. durch Hinzufügen eines Retour-to-Vendor-Schrittes im „Source-to-Pay“-Prozess). Darüber hinaus sind wir in der Lage, das Ergebnis der Analyse zu visualisieren.
Mit dieser Visualisierung ist es möglich, die im ersten Teil dieses Artikels aufgeworfenen Fragen zu beantworten und sie verschiedenen Zielgruppen zu zeigen. Das bietet eine niedrige Einstiegsbarriere, um jemanden mit dem Thema vertraut zu machen. Darüber hinaus ermöglicht es neuen Mitarbeitern unserer Kunden, die Abhängigkeiten zwischen Geschäftsprozessen und Stammdaten in ihrem neuen Unternehmen oder einem bestimmten Geschäftsfeld unmittelbar zu verstehen. Außerdem können die Vorlage und ihre Analyseergebnisse für verschiedene Projekttypen wiederverwendet werden, sobald sie an das Unternehmen angepasst sind.
Schließlich ist es auch wichtig, das gewonnene Wissen durch eine Analyse der Zusammenhänge zwischen bestimmten Geschäftsprozessen und Attributen zu verbreiten. Daher gibt es auch ein Konzept, wie das Wissen verbreitet werden kann, und eine detaillierte Beschreibung, was das Visualisierungstool leisten kann.
Beispielanalyse: Der Geschäftspartner im „Source-to-Pay“-Prozess
Um zu verstehen, wie all das in einem realen Anwendungsfall verwendet werden kann, möchten wir ein kurzes Beispiel aufzeigen, wie das Ergebnis einer solchen Analyse aussehen könnte. Die Vorlage, die als Grundlage dient, wird um Informationen des Kunden ergänzt. Beispielsweise anhand aktueller Einstellungen in einem ERP-System oder anhand von Gesprächen mit Experten aus einem bestimmten Geschäftsbereich.
In unserem Beispiel haben wir uns auf den Geschäftspartner in SAP im End-to-End-Prozess „Source-to-pay“ konzentriert. Hier würden Sie Experten aus der Beschaffungsabteilung befragen und die Anpassungseinstellungen im SAP-System analysieren. Das Ergebnis ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Es zeigt die Attribute des Geschäftspartners an, die für den Prozessschritt „Bestellung“ relevant sind:
Oben zeigt das Visualisierungstool den gesamten End-to-End-Prozess und den aktuell ausgewählten Prozessschritt. Zusätzlich werden die angewandten Filterkriterien bereitgestellt, die es ermöglichen, verschiedene Arten von Analysen mit dem Tool durchzuführen. In dem Beispiel haben wir nach dem Geschäftspartner und dem Händlerobjekttypen gefiltert. Ergebnis der Analyse ist die Tabelle im unteren Bildbereich, die alle relevanten Attribute mit ihren Clustern, Tabellen und Namensfeldern in SAP sowie die Klassifizierung nach Rolle und UI-Bedingung der Attribute zeigt.
Fazit
Bei CAMELOT bieten wir eine Lösung an, um die Verbindung von Geschäftsprozessen und Stammdatenobjekten zu verstehen. Anhand der vorgestellten Vorlage können wir Ihnen Einblicke in verschiedene standardmäßige End-to-End-Prozesse geben und die Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse und Anwendungsfälle Ihres Unternehmens anpassen. Damit ist es möglich, die verschiedenen am Anfang dieses Artikels aufgeworfenen Fragen zu beantworten und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Auch in Zukunft werden wir die Erfahrungen verschiedener Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen einfließen lassen, um das bestehende Template weiter auszubauen und unseren Kunden eine noch umfassendere Datenbasis zu bieten.
