Wenn es darum geht, nicht genutzte oder inaktive Materialien in SAP-Stammdaten zu finden, gibt es keine einfache direkte Methode. Die Benutzer müssen stattdessen zahlreiche SAP-Transaktionen und Excel-Listen durchgehen, um den Status einzelner Materialien analysieren zu können. Der Camelot Material Data Analyzer (CamelotMDA) beschleunigt diesen zeitaufwändigen Vorgang.

Inaktive Objekte sind immer ein Problem

Der SAP Materialstamm ist die zentrale Informationsquelle für ein Material, das mit verschiedenen Anwendungsbereichen (Beschaffung, Lager, Buchhaltung, Vertrieb usw.) verbunden ist. Doch mitunter sind die relevanten Datensätze nicht leicht zu finden, weil die Datenbank manchmal zu viele nicht genutzte, unerwünschte oder doppelt vorhandene Materialien enthält. Diese Daten wurden vielleicht aufgrund eines Fehlers oder vor langer Zeit erstellt und sind nicht mehr in Gebrauch.

Die schlechte Datenqualität kann zu folgenden Problemen führen:

  • Business-Prozesse sind ineffizient, wenn Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Daten getroffen werden.
  • Für Aktivitäten im Data Quality Management (DQM) entsteht unerwarteter zusätzlicher Zeit- und Personalaufwand.
  • Die Migration von S/4 HANA-Daten wird aufwendiger, was Verzögerungen bei Projekten oder enge Zeitfenster zur Folge haben kann.

Das grundlegende Problem bei der Suche nach nicht verwendeten Materialien besteht darin, dass auf jedes Material in verschiedenen Sachgebieten verwiesen wird, beispielsweise in der Stückliste, bei der Planung, als Handling Unit usw. Leider gibt es keine Transaktion in SAP, die alle diese Abhängigkeitsbeziehungen eines Materials in einem einzigen Bericht darstellen kann.

Vereinfachte Suche nach unerwünschten Objekten

Eine Lösung, mit der schnell und einfach ein Bericht zu nicht verwendeten Materialien erlangt werden kann, ist der Camelot Material Data Analyzer (CamelotMDA). CamelotMDA überprüft, ob ein Material in verwandten Stammdatenobjekten wie z.B. einer Stückliste Verwendung findet. Zusätzlich werden die zugehörigen Transaktionsdaten, etwa Verkaufsbelege und Lagerbestände, analysiert, um zu ermitteln, ob das Material noch einen aktiven Wertbeitrag für Geschäftsprozesse liefert.

Als Ergebnis gibt der CamelotMDA anschließend zwei Listen aus:

  • eine mit allen aktiven Materialien und
  • eine mit nicht aktiven Materialien.
Fig 1. Functional areas of Camelot MDA
Fig 1. Functional areas of CamelotMDA

Derzeit ist CamelotMDA für die folgenden Geschäftsprozesse ausgelegt: Beschaffung, Finanzen, Logistik, Distribution und Qualitätsmanagement. Der Umfang der Lösung kann nach Bedarf angepasst werden.

Anwendungsfall 1:

CamelotMDA hilft bei der Unterscheidung, welche Materialien bei der Archivierung aus dem System gelöscht und welche nicht gelöscht werden können. Ein Material sollte bei der Archivierung nur dann gelöscht werden, wenn alle von ihm abhängenden Geschäftsprozesse abgeschlossen wurden.

Dies kann z.B. im Rahmen einer S/4 HANA-Implementierung erfolgen zum somit der Menge der zu migrierenden Daten zu reduzieren. Ebenso führt dies zu deutlich geringeren Data-Cleansing-Aufwänden.

Anwendungsfall 2:

Viele Unternehmen haben hohe Lagerbestände für Materialien, die nicht mehr notwendig sind. Dies kann z.B. in der chemischen Industrie für Anlagen der Fall sein, die schon abgebaut wurden, für welche aber immer noch die Ersatzteile vorgehalten werden.

Mit Hilfe des CamelotMDA kann dies regelmäßig analysiert werden und entsprechende Materialien zeitnah aussortiert werden. Dies führt zu einer deutlichen Reduktion der Lagerkosten und des gebundenen Kapitals.

Vorteile der Arbeit mit CamelotMDA

  • Aufwand und Zeit für die Suche nach inaktiven Objekten werden erheblich reduziert, was die Effizienz beim Datenmanagement erhöht.
  • Kosten für das Vorhalten nicht genutzter Artikel im Bestand können minimiert werden.
  • Der Aufwand für die Datenbereinigung wird reduziert, da die Datenbank regelmäßig bereinigt wird.
  • Es müssen weniger Daten verwaltet werden.
  • Die Qualität der Daten wird erhöht, was die Durchschlagkraft beim Arbeiten mit Daten steigert.

CamelotMDA liefert bessere Materialdatenqualität mit einem Fokus auf Daten, die einen Wertbeitrag für das Unternehmen liefern.

Der Camelot Material Data Analyzer basiert auf der SAP Business Technology Platform, welche erlaubt die Lösung ohne größere Implementierungsaufwände einzuführen.

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