In unserer modernen datengesteuerten Wirtschaft benötigen Unternehmen flexible Prozesse, um wettbewerbsfähig zu sein. Diese Flexibilität wird nur durch gründliche Einsicht in die Funktionsweise der Dinge und die wichtigsten Herausforderungen erreicht. Die Erschließung dieser Erkenntnisse  für Ihr Unternehmen beginnt mit der Gestaltung eines Plans.

Mittlerweile haben viele Unternehmen erkannt, dass sie mit Process Mining die Prozesseffizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und Wettbewerbsvorteile erzielen können. Doch die Umsetzung einer Process-Mining-Initiative ist eine komplexe Angelegenheit. Zunächst muss ein geeignetes Ziel festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die Infrastrukturanforderungen an beispielsweise Tools, Systeme und Datensätze erfüllt sind. Außerdem müssen die spezifischen Herausforderungen angegangen werden, wie zum Beispiel das Engagement aller Beteiligten sicherzustellen, Prozesse neu zu erfinden und das Organisationsverhalten zu verändern.

Eines der grundlegenden Probleme von Mining-Initiativen liegt darin, dass Geschäftsprozesse keine Daten mit für das Mining geeigneter Qualität erzeugen. Gründe dafür können fehlende Daten sowie eine geringe Qualität von Ereignisprotokolldaten, Probleme mit Zeitstempeln, die Granularität von Ereignissen oder die Mehrdeutigkeit von Aktivitätsnamen sein. Jedes Unternehmen produziert heute eine enorme Menge von Daten, jeden Tag und in jedem Geschäftsfeld. Insbesondere in Bereichen wie Vertrieb, Beschaffung, Finanzwesen usw. müssen erhebliche Datenmengen verarbeitet werden. Darüber hinaus haben wir anhand unserer Erfahrung drei zentrale Herausforderungen identifiziert, denen sich Unternehmen bei der Einführung von Process-Mining-Initiativen gegenüber sehen.

  1. Ungenaues Abbilden von Geschäftsprozessen
  2. Umgang mit Datenquellen und wie man sie effizient anbindet
  3. Erkenntnisse nutzen, um den Betrieb voranzubringen

Bevor Unternehmen diese Herausforderungen angehen können, müssen sie grundlegende Fragen klären: wie unterscheidet man notwendige von irrelevanten Daten und wie stellt man die technische Infrastruktur für das Mining bereit? Einige Unternehmen beginnen damit, Beschleuniger wie Datenextraktion und robotische Prozessautomatisierung zu nutzen, um die Vorbereitungsphase für die Process-Mining-Initiative zu beschleunigen.

  • Datenextraktion: Da Daten in verschiedenen Formaten, Programmen usw. gespeichert sein können und zusammengeführt werden müssen, kann Datenextraktion diesen Prozess beschleunigen. Eine gut synchronisierte Systemlandschaft ist die Grundlage für Process Mining. Zwar kann die Implementierung einer funktionierenden Process-Mining-Strategie eine Herausforderung darstellen, doch ist sie auch sehr lohnenswert. Mit den neuen Entwicklungen in diesem Bereich wird die Technologie noch mehr an Bedeutung gewinnen.
  • Robotische Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA): RPA wird zukünftig an Bedeutung gewinnen. Einer Umfrage von Deloitte [1] zufolge haben 58% der 523 befragten Unternehmen weltweit mit der Automatisierung begonnen. Bei den meisten dieser RPA-Projekte geht es um die Überwachung von hybriden Prozessen. Prozess-Bots wickeln derzeit nicht den gesamten Prozess allein ab. Die meisten Prozesse sind noch immer zu geschäftskritisch, daher kann die menschliche Arbeit nicht vollständig von einem Bot übernommen werden. Die beste Praxis für solche kritischen Prozesse ist ein Hybridprozess, bei dem der Bot zum Beispiel vorbereitende Aufgaben übernimmt und der menschliche Mitarbeiter den Fortschritt des Bots überwacht.

Die intelligentesten technologischen Fortschritte können nur dann Mehrwert schaffen, wenn sie mit Transformationsinitiativen verbunden werden:

  • Vergessen Sie die Mitarbeiter nicht: Beim dem Versuch, Prozessexzellenz zu erzielen, darf man die Mitarbeiter, die diese Prozesse vorantreiben, nicht aus dem Blick verlieren. Durch Einsatz von RPA können die Aufgaben innerhalb der Prozesse automatisiert werden, aber die Daten müssen über einen Kontext verfügen. Eine vollständige Ansicht ermöglicht eine Visualisierung dessen, wie Arbeit innerhalb des Unternehmens erledigt wird.
  • Blicken Sie über den Tellerrand hinaus: Der Gartner Market Guide for Process Mining prognostiziert für die nächsten zwei Jahre mindestens eine Verdreifachung des Wachstums. Wenn Unternehmen Process Mining in Erwägung ziehen, denken sie vorwiegend an Prozesse für Order to Cash (O2C) oder Procure to Pay (P2P), doch es gibt unendlich viele Möglichkeiten, diese Technologie zu nutzen. Auch in Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Logistik bestehen Optimierungspotenziale. Daher wird es immer wichtiger, über den Tellerrand hinaus zu blicken und mehr bestehende Prozesse zu identifizieren, die von transformativen Technologien profitieren können.
  • Prozesskonformität und Simulation: Laut McKinsey ist eines der wichtigsten Verfahren der kontinuierlichen Verbesserung in der Praxis die Leistungstransparenz [2]. Diese können Sie erzielen, indem Sie Ihre Prozesse simulieren und auf Konformität prüfen. Process Mining wird nicht lediglich als Werkzeug zur Prozesserkennung betrachtet, sondern auch als Tool zur Konformitätsprüfung. Mit ihm können Unternehmen den aktuellen Zustand des Prozesses mit der Modellsituation vergleichen und vor allem entsprechend darauf reagieren. Eine Simulation Ihres Prozesses hilft, die Änderungen am Prozess zu visualisieren, bevor er in Produktion geht.

Fazit

Process Mining ist eine große Chance für Unternehmen, die Prozesse optimieren, Effizienz steigern und relevante Erkenntnisse gewinnen wollen. Um diese wahrzunehmen, müssen sie schnell den Wechsel von  traditionellen Ansätzen zu datengesteuerten automatisierten Modellen vollziehen. Erfolgreiche Unternehmen in verschiedenen Branchen  haben diesen Wandel als Priorität erkannt. Um ihn zu meistern, investieren sie systematisch in Know-how und Fähigkeiten.

CAMELOT unterstützt seine Kunden bei der Identifizierung des übergeordneten Ziels von Process Mining, bei der Strategieentwicklung und Planung, bei der Umsetzung der Initiativen und bei der Messung der Ergebnisse. Lesen Sie mehr über Process Mining in diesem Blog-Artikel: Wie können Unternehmen mithilfe von Process Mining robuste Prozesse entwickeln? – CAMELOT Blog (camelot-group.com)

Wir danken Thilo Pufahl für seinen wertvollen Beitrag zu diesem Artikel.

 

[1] https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/technology-and-the-future-of-work/intelligent-automation-technologies-strategies.html

[2] https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-organization-blog/how-continuous-improvement-can-build-a-competitive-edge

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