Das richtige Management von Referenzdaten ist ein zunehmend wichtiger Erfolgsfaktor in einem Umfeld aus immer komplexer werdenden Systemen. Hier ist daher häufig das ganze Unternehmen gefragt und nicht nur die IT-Abteilung. In diesem Artikel erläutern wir die Bedeutung von Referenzdaten und präsentieren Ihnen einen geeigneten Ansatz für die Umsetzung eines erfolgreichen Managements.

Was sind Referenzdaten?

Daten können auf der Grundlage verschiedener Datentypen kategorisiert werden, z. B. Transaktionsdaten, Zustandsdaten, Stammdaten und Referenzdaten. Der Begriff der Referenzdaten (RD) ist relativ neu. Das Grundkonzept ist zwar meist bekannt, doch Begrifflichkeiten und der Grad des Verständnisses variieren dabei. Der erste Schritt in Richtung eines guten Referenzdatenmanagements besteht also darin, zu verstehen, was Referenzdaten sind, und die relevanten Datenobjekte zu identifizieren.

Was also sind Referenzdaten? Referenzdaten sind Daten, die zur Klassifizierung oder Kategorisierung anderer Daten dienen. In der Regel sind sie statisch oder verändern sich nur über längere Zeiträume.[1]

DE Referenzdaten bilden die Basis für alle anderen Datentypen
Abbildung 1: Unterschiedliche Datenkategorien mit Beispielen

Referenzdaten definieren und kategorisieren zulässige Stamm- und Transaktionsdatensätze. Im Vergleich zu Stammdaten haben Referenzdaten normalerweise eine einfachere Struktur, ein geringeres Volumen und verändern sich deutlich langsamer. Dafür sind sie wesentlich weiter verbreitet und von kritischer Bedeutung.

Der Begriff des Referenzdatenmanagements (RDM) bezieht sich auf alle strategischen, organisatorischen, methodischen und technologischen Aktivitäten rund um die Referenzdaten eines Unternehmens. Zudem bilden Referenzdaten die Basis für alle anderen Datentypen.

Warum sind Referenzdaten geschäftskritisch?

Referenzdaten sind hoch relevant für das Geschäft, da sehr viele Datenobjekte und Datenattribute auf ihnen basieren. Gut verwaltete und standardisierte Referenzdaten verbessern daher die Geschäfts- und Systemeffizienz und beschleunigen Geschäftsprozesse.

Referenzdaten haben einen starken Einfluss auf die Datenqualität, da sie für verschiedene Datentypen und -ebenen sowie für unterschiedliche Geschäftsprozesse eine Rolle spielen. Referenzdaten haben Auswirkungen auf die Integrität von Berichten und die Zuverlässigkeit des Reportings. Neue Werte in den Referenzdaten können sich sogar auf die (Um-)gestaltung von Geschäftsprozessen auswirken (z. B. neue Debitorenkontengruppen oder neue Länder). Es ist daher von entscheidender Bedeutung, die Referenzdaten im gesamten Unternehmen, seinen Geschäftsbereichen und IT-Systemen zu vereinheitlichen.

Zudem erleichtert das Referenzdatenmanagement natürlich die Konsolidierung auf Konzernebene, und die Nutzung der vereinheitlichten Referenzdatenobjekte senkt die Kosten für IT-Projekte (z. B. durch weniger Migrationsaufwand).

Was sind die typischen Referenzdatenobjekte in einer SAP-Umgebung?

Die relevanten Bereiche, in denen Referenzdaten zum Einsatz kommen, können auf Basis der Geschäftsprozesse und ihrer Kernsegmente identifiziert werden, z. B. Logistik, Vertrieb und Distribution oder Finanzen und Controlling. In der folgenden Tabelle sehen Sie Beispiele für Referenzdatenobjekte, die unterschiedlichen Bereichen zugeordnet sind.

Abbildung 2: Beispiele für Referenzdatenobjekte, zugeordnet zu unterschiedlichen Bereichen

Was ist der Unterschied zwischen Referenzdaten und SAP-Customizing?

SAP hat die Bedeutung von Referenzdatenobjekten und die Notwendigkeit einer strukturierten und vorgegebenen Art der Erstellung und Pflege erkannt. Weil diese Objekte für den Betrieb so wichtig waren, hat SAP sie in einen speziellen Bereich, das so genannte “Customizing”, integriert. Zu SAP-Customizing gehören jedoch nur Referenzdatenobjekte, die von SAP als entscheidend für den Geschäftsbetrieb eingestuft werden, und nicht alle in Customizing enthaltenen Daten sind Referenzdaten. Zudem sind Referenzdatenobjekte nicht in Stein gemeißelt, sondern variieren von Branche zu Branche:

Customizing Nicht Customizing
Referenzdaten Transaktionstyp, Werk Fahrzeugausstattung (branchenspezifische RD)
Nicht Referenzdaten Änderungsanforderungstypen, CO-PA Stammdaten, z. B. Material

SAP war sich aber bewusst, dass Unternehmen nicht nur über Stammdatenobjekte, sondern auch über Referenzdatenobjekte verfügen. Sie sind nicht nur eng in die geschäftlichen Abläufe integriert, immer mehr RD-Objekte werden auch zum Zwecke der Erhaltung des Unternehmens eingesetzt. Beispielsweise werden die Datenobjekte interner Handelspartner oder Vorgangsarten in MDG-F verwendet, der Data-Governance-Lösung von SAP, in der der Finanzbereich seine finanziellen Stammdaten verwaltet.

Probleme im Umgang mit Referenzdaten in SAP-Landschaften

Problem 1: Customizing

Zugriffsbeschränkungen: Da für kritische Datenobjekte ein eigener Bereich mit eingeschränktem Zugriff geschaffen wurde, wurden auch Regeln und Konfigurationen in SAP-Customizing integriert. Das macht es praktisch unmöglich, innerhalb von standardmäßigen SAP ERP-Systemen Einfluss auf Referenzdatenobjekte zu nehmen. Und das ist auch gut so, schließlich können IT und Operations nicht zulassen, dass auf kritische Systemeinstellungen allgemein zugegriffen werden kann.

Verzögerungen: Die einzige Möglichkeit für Unternehmen, ihre Referenzdatenobjekte innerhalb von SAP-Customizing zu verwalten, besteht darin, die verwaltende IT-Abteilung damit zu beauftragen. Das bedeutet häufig auch, sich an Release-Zyklen zu halten.

Problem 2: Verteilung

Die von SAP anerkannten Referenzdatenobjekte werden in SAP-Customizing gepflegt (z. B. Land, Werk, Funktionsbereich). In einer Landschaft mit mehreren SAP ERP-Systemen erfolgt das Customizing häufig individuell für jedes System, was den Transfer von (Stamm-)daten oft komplizierter macht, weil unterschiedliche Prüfregeln gelten. Auch die Synchronisierung des Customizing selbst stellt eine eigene Herausforderung dar. SAP stellt ein anderes Toolset als für den Transfer (oder Transport) von Stammdaten bereit, das ebenfalls durch die IT-Abteilungen streng reguliert wird und nicht einfach umzusetzen ist.

Viele unserer Kunden haben daher Probleme mit der Verteilung und Synchronisierung von Referenzdaten. Als Beispiel haben wir im Folgenden das Bewertungsergebnis eines unserer RDM-Projekte abgebildet. Die konzernzentrale MDG folgt einer klaren SPoT-Philosophie für Stamm- und Referenzdaten. Da der Konzern über eine komplexe Systemlandschaft verfügt, an der viele weitere Quellsysteme für Datenobjekte sowie Zielsysteme von Tochterunternehmen und ihre Transaktionssysteme beteiligt sind, muss eine automatische Datenverteilung an die verschiedenen Zielsysteme erfolgen.

Beispiel des Bewertungsergebnisses eines unserer RDM-Projekte
Abbildung 3: Beispiel des Bewertungsergebnisses eines unserer RDM-Projekte

Wie geht man am besten mit diesen Herausforderungen um?

Kunden, die diese Herausforderungen lösen wollen, sollten für RDM-Projekte nach einem Ansatz suchen, der nicht vom technischen Toolset und Setup abhängt. Er sollte die Bewertung und Unterstützung der bestehenden Referenzdatenlandschaft und von End-to-End-Prozessen und zudem typische Datenaufgaben und Prozesse wie die Bereinigung, die Zuordnung und das Laden von Daten ermöglichen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem nächsten Paper.

Kundenvorteile

  • Die maßgeschneiderte RDM-Lösung erfüllt die Geschäftsanforderungen für die Nutzung und Verteilung von Referenzdaten.
  • Kurzfristige Entwicklungs- und Beratungskapazitäten sorgen für die erfolgreiche Implementierung einer RDM-Lösung für E2E-Geschäftsprozesse.
  • Die Vorbereitung eines mittelfristigen Ko-Innovations-Konzepts ist die beste Voraussetzung für die Entwicklung einer zukunftssicheren Referenzplattform für das Referenzdatenmanagement.
  • Durch die direkte Zusammenarbeit mit SAP werden die Rahmenbedingungen der Branche im Bereich Referenzdatenmanagement in den SAP-Standard integriert.

[1] DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge (2nd ed.). Data Management Association. 2017 ISBN 978-1634622349

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