Innerhalb von SAP Master Data Governance (MDG) ist es relativ einfach, einen Stammdatenpflegeprozess einzurichten, da SAP eine einfach zu konfigurierende Workflow-Vorlage bereitstellt. Lesen Sie in diesem Artikel, wie wir die bestehenden Konzepte durch mehrere generische und wiederverwendbare Frameworks weiterentwickelt haben, die das Design, die Implementierung und die Pflege Ihrer Stammdatenprozesse noch besser machen können.
Der Prozess zur Stammdatenpflege und -freigabe muss sorgsam gestaltet werden, denn er legt die Grundlage für eine gleichbleibende Qualität der Stammdaten über den gesamten Lebenszyklus. Jedes Unternehmen ist anders, ebenso sind es die Prozesse zur Stammdatenpflege. Einige Konzepte bei der Stammdatenpflege lassen sich jedoch für Unternehmen aller Branchen abstrahieren. Dazu zählen:
- Einbeziehung von Mitwirkenden und Genehmigern nur in Fällen, in denen sensible Daten geändert werden,
- automatische Weiterleitung von Workflows basierend auf den gepflegten Objektdaten (z. B. Materialdaten oder Geschäftspartnerdaten),
- finden der richtigen Personen, die an Stammdaten mitarbeiten und diese genehmigen,
- Durchsetzung eines Vier-Augen-Prinzips für kritische Stammdatenänderungen.
Diese allgemeinen Konzepte wurden in einer benutzerfreundlichen Lösung kombiniert, dem Plug-and-Play-Workflow-Framework von Camelot. Innerhalb des Frameworks stellen wir die oben genannten generischen Funktionalitäten in einer einfach zu implementierenden Lösung bereit. Somit kann eine Workflow-Funktionalität implementiert werden. Damit wird sichergestellt, dass zukünftige Erweiterungen und Wartungsarbeiten effizient mit einer hochgradig personalisierbaren Lösung durchgeführt werden können, die an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die enthaltenen Kernkomponenten und Funktionalitäten werfen.
Einbeziehung von Mitwirkenden und Genehmigern nur in Fällen, in denen sensible Daten geändert werden
Das typische Ziel einer SAP-MDG-Implementierung besteht darin, die Menge der verfügbaren Änderungsanforderungstypen (und damit der Workflows) zu reduzieren. Dies erleichtert einem Benutzer die Auswahl des richtigen Prozesstyps, wodurch die Auswirkungen des Änderungsmanagements verringert werden und weniger Benutzerschulung nötig ist. Allerdings muss die gesamte Logik in eine kleinere Anzahl von Workflows für Änderungsanforderungen aufgenommen werden.
Eine dieser Logiken ist die dezidierte Genehmigung von Änderungen sensibler Daten, z. B. der Adresse oder Bankverbindung eines Geschäftspartners. Mit diesem Konzept können Sie die Logik in einer Konfigurationstabelle definieren und einen Schritt im Workflow mit den Stammdatenänderungen verknüpfen. Dadurch werden die Mitwirkenden und Genehmigern nur dann einbezogen, wenn sie wirklich benötigt werden.
Automatische Weiterleitung von Workflows basierend auf den gepflegten Daten
Nach der gleichen Logik wie im vorherigen Abschnitt beschrieben, können viele Schritte beim Anlegen oder Ändern von Stammdaten automatisiert werden. Dadurch ist es möglich, mehrere Szenarien zur Änderung und Freigabe von Daten in einem übergreifenden Pflegeprozess zusammenzuführen. Ein einfaches Beispiel: Ein Material vom Typ „Endprodukt“ benötigt möglicherweise zusätzliche manuelle Anreicherungsschritte, während bei einem „Rohmaterial“ ein schlankerer Prozess genügt. Dasselbe gilt für Geschäftspartner, bei denen „Rechnungsempfänger“ möglicherweise einen geringeren Anreicherungsprozess benötigen als ein „Drittanbieter“, bei dem mehr Details für die bevorstehenden Geschäftsinteraktionen nötig sind.
Indem wir die gepflegten Daten im Workflow selbst überprüfen, können wir den Workflow automatisch in die richtige Richtung weiterleiten. Dadurch wird die Anzahl der erforderlichen Anforderungstypen für Änderungen reduziert, die ansonsten für die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Datentypen erstellt worden wären.
Im Framework ist diese Funktionalität vollständig anpassbar und kann so konfiguriert werden, dass jede Art von Daten überprüft wird, die sich auf die Workflow-Weiterleitung auswirken.
Finden der richtigen Personen, die an Stammdaten mitarbeiten und diese genehmigen
Die sogenannte Workflow-Empfängerermittlung stellt sicher, dass die richtigen Personen in den Mitwirkungs- und/oder Genehmigungsprozess eingebunden werden. Wir stellen ein generisches Konzept bereit, mit dem Sie zugelassene Empfänger für eine Aufgabe im Workflow einfach mit einer Konfigurationstabelle konfigurieren können. Die Lösung lässt sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen und mit spezifischeren Ermittlungskriterien weiter aufschlüsseln, z. B. dedizierte Genehmiger für ein Werk oder eine Vertriebsorganisation.
Durchsetzung eines Vier-Augen-Prinzips für kritische Stammdatenänderungen
Manche Stammdatenänderungen sind kritischer als andere, denken Sie dabei beispielsweise an Änderungen der Bankverbindung eines Lieferanten. Mit unserem Konzept zur Durchsetzung des Vier-Augen-Prinzips stellen wir sicher, dass die Person, die die Stammdatenänderung vorgenommen hat, diese nicht genehmigen darf.
Alle diese Funktionalitäten sind als Teil unseres Camelot Plug-and-Play-Workflow-Frameworks sofort verfügbar und lassen sich problemlos in das standardmäßige Erweiterungs-Framework von SAP MDG integrieren. Sie helfen Unternehmen, Stammdatenpflege- und Freigabeprozesse einfach zu gestalten, um die Stammdatenqualität sicherzustellen. Jedes Unternehmen ist anders, ebenso sind es die Prozesse zur Stammdatenpflege.
Die Lösung ist im Rahmen unserer regelmäßigen SAP-MDG-Beratung erhältlich. Sie hilft, die Einrichtung des Systems zu verbessern, und kann zur Optimierung bestehender Prozesse verwendet werden.
