Um unsere umfangreichen und mitunter komplexen Projekte zu managen, braucht es eine Menge Fähigkeiten: motivieren, steuern, kommunizieren, kontrollieren, Verantwortung übernehmen, improvisieren und vieles mehr. All dies funktioniert mal besser und mal schlechter. In diesem Artikel schildere ich meine Erfahrungen als Einsteigerin im Projektmanagement bei CAMELOT und beschreibe, wie ich mich in dieser Rolle weiterentwickelt habe.
Projektleitung gesucht… Wer, ich?
„Das Projektmanagement in unserem SAP-Implementierungsprojekt sollte eine Person übernehmen, die den Logistikbereich kennt, SAP-Erfahrung hat und nicht vor neuen Themen zurückschreckt. Nina, wie können wir dich in dieser neuen Rolle unterstützen?“ So lautete die Frage, die man im letzten Jahr an mich richtete. Seitdem habe ich dieses Projekt mit all seinen Höhen und Tiefen geleitet.
Obwohl ich bereits Mitglied im Team des Vorbereitungsprojekts bei diesem Kunden war und den Hintergrund und die Prozesse kannte, kam die Frage ein wenig überraschend für mich. Ich war zwar schon einige Jahre in der Logistik tätig und zählte die Leitung eines Projekts zu den Zielen in meiner Karriereplanung. Aber die Übernahme eines so umfangreichen Projekts zu Beginn der Implementierung rief bei mir nicht nur Freude und Stolz hervor, sondern auch großen Respekt und Unsicherheit.
Die Leitung eines IT-Projekts ohne IT-Hintergrund – ist das überhaupt möglich?
Wir hatten bereits in der Entwurfsphase des Projekts ein Konzept für die Implementierung erstellt. So gab es einen Zeitplan und ein Budget, für das ich nun verantwortlich war. Das Team bestand aus Entwicklern von Camelot sowie vom Kunden, die jedoch noch als Team zusammenwachsen mussten. Wie bei einem SAP-Implementierungsprojekt zu erwarten, war das Projekt sehr IT-lastig. Ich komme aus dem Strategie- und Logistikbereich und konnte daher das Projekt nicht in allen technischen Feinheiten unterstützen. Also fragte ich mich, ob ich trotzdem in der Lage wäre, ein IT-Projekt mit all seinen technischen Details und Fragen der Integration zu leiten. Und mittlerweile kann ich sagen: Ja, das ist machbar! Spannend war die Lernkurve, was ich wissen musste und – was ich nicht wissen musste.
Projektleiterin – und jetzt?
Natürlich kannte ich die grundlegenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projektleitung aus meinen früheren Projekten. In ihnen konnte ich beobachten, wie meine Projektmanager diese umsetzten. Allerdings sind diese in jedem Projekt ein wenig anders, abhängig vom Umfang des Projekts, von der Beteiligung des Kunden am Projektmanagement oder von der Erfahrung des Teams. Hinzu kommen zahlreiche Tätigkeiten, die eine Projektleitung im Hintergrund durchführt, vorbereitet oder überwacht, ohne im Tagesgeschäft zu erscheinen. Somit hatte ich bei Beginn des Projekts eine vage Vorstellung von den Aufgaben, die man von mir erwartete, und hoffte, an alles gedacht zu haben. Na, dann los …
Glücklicherweise kann man sich bei Camelot darauf verlassen, dass man nicht allein ins kalte Wasser geworfen wird. Ich erhielt Unterstützung von einem erfahrenen Kollegen aus unserem Projektteam, sowohl vor dem Projektstart als auch zu jeder Zeit während des Projekts. Auch andere Kollegen und meine Vorgesetzten unterstützten mich stets mit Rat und Tat. Wir besprachen im Voraus, wie sich die anstehenden Aufgaben am besten handhaben ließen, worauf zu achten war, welche Tools hilfreich sind welche Eskalationsmaßnahmen einzuhalten waren und vieles mehr.
Insbesondere wurde klar, dass es beim Projektmanagement weniger auf technische Kenntnisse, in diesem Fall Expertise als Entwicklerin, ankommt als vielmehr auf die Kontrolle über das Projekt. Dazu gehört es, Entscheidungen zu treffen, Risiken zu erkennen und frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen, die Beweggründe oder Bedenken des Teams zu kennen und zu berücksichtigen, Transparenz und einen Überblick für alle Beteiligten zu schaffen und eine schlüssige Kommunikation in Richtung des Kunden zu gewährleisten. Anders ausgedrückt geht es also darum, optimal vom Projektteam unterstützt zu werden, das Projekt korrekt zu steuern und umgekehrt auch das Projektteam optimal zu unterstützen, damit das Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann.
Mit guter Vorbereitung kann nichts schief gehen – trotzdem lernt man nie aus
Mit der Unterstützung meiner Kollegen fühlte ich mich gut gerüstet, um Freud und Leid der Projektleitung anzugehen. Ein weiterer Vorteil war, dass wir dank des vertrauensvollen Verhältnisses zu unserem Kunden offen kommunizieren konnten, dass ich mich im Falle von Problemen eventuell intern absprechen würde, und dass die Verantwortung daher nicht allein auf meinen Schultern lastete.
Im Laufe des Projekts konnte ich beobachten, wie sich meine Projektmanagement-Kompetenzen Schritt für Schritt weiterentwickelten. Fähigkeiten, die ich bereits zu besitzen glaubte, etwa Durchsetzungsvermögen und strukturiertes Arbeiten, musste und konnte ich auf ein ganz neues Niveau bringen. Zudem musste ich mir auch völlig neue Fähigkeiten aneignen, wie zum Beispiel im Change Management oder im Stakeholder Management.
Aufgaben, die sich in der Theorie einfach anhörten, erwiesen sich in der Praxis als aufwendiger, komplexer, unvorhersehbarer oder einfach anders als erwartet. Ich war mehr als einmal mit unerwarteten Situationen konfrontiert – und konnte dabei immer auf meine Kollegen und Vorgesetzten zählen, die mir Methoden für diese Situationen nannten oder Tipps gaben, wie ich ähnliche Situationen zukünftig vermeiden kann. Manchmal sagten sie auch einfach nur: „Wenn du mal auf die Nase fällst, steh auf und mach einfach weiter – du kannst eben nicht alles lösen.“ Und es kamen nie Vorwürfe oder Schuldzuweisungen, und ich musste mir nie Sorgen machen, mit neuen Herausforderungen allein gelassen zu werden.
Stattdessen herrschte die Einstellung, dass wir „gemeinsam den Karren aus dem Dreck ziehen“. Diese Einstellung wurde auch von unserem Kunden übernommen, sodass unsere Zusammenarbeit im Projekt auf viel Vertrauen, Sich-Verlassen-Können und Motivation beruht.
Dank der Chance, die Verantwortung für unser Implementierungsprojekt zu übernehmen, konnte ich meine Fähigkeiten und Kompetenzen im letzten Jahr enorm weiterentwickeln. Ich würde eine solche Chance jederzeit wieder ergreifen. Auch heute noch, nach mehr als einem Jahr, lerne ich in meiner Rolle immer wieder Neues dazu.
In der Rolle wachsen
Je nach Größe des Projekts bringt die Rolle der Projektleitung mehr Verantwortung, Voraussicht und Aufgaben mit sich, als ich erwartet hatte. Deshalb sind aus meiner Sicht erste Erfahrungen im Management oder der Leitung von Projekten sowie Kenntnisse in Bezug auf Kundenmanagement wichtige Voraussetzungen, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
Camelot bietet die Möglichkeit, diese ersten grundlegenden Fähigkeiten in einer verantwortlichen Rolle weiterzuentwickeln und dabei ein Sicherheitsnetz zu haben. Wer sich für eine solche Herausforderung interessiert und eine schnelle Entwicklung sucht, ist bei Camelot genau am richtigen Ort.
Mein besonderer Dank gilt meinen Kollegen Christian, Andreas und Peter für ihre unermüdliche Unterstützung! Danke euch und danke Camelot. Ich freue mich auf viele weitere erfolgreiche Projekte.
