Sie führen SAP MDG ein, während gleichzeitig ein S/4HANA-Transformationsprojekt läuft? Das kann zahlreiche Herausforderungen mit sich bringen, beispielsweise fehlende Akzeptanz für MDM, oder mangelnde Anforderungen und Ressourcen. Doch es besteht Hoffnung. Eine Reihe von Minderungsmaßnahmen tragen zu einer reibungslosen Einführung von SAP MDG bei.
Da Daten immer wichtiger werden, stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob sie eine Master Data Governance (MDG) einführen sollen und damit verbunden eine Stammdatenverwaltung (MDM, Master Data Management). Die meisten Unternehmen, die sich dafür entscheiden, nutzen ein spezielles Tool zur Unterstützung ihrer Stammdatenverwaltung. Unternehmen, die bereits auf SAP ausgerichtet sind, ziehen häufig das SAP MDG-Modul in Erwägung.
In den letzten Jahren führte dies häufig zu einem Szenario, in dem die Einführung von SAP MDG zusammen mit einem umfangreichen S/4HANA-Transformationsprojekt ins Haus stand – eine Situation, in der beide Projekte um Aufmerksamkeit und Ressourcen konkurrieren. Genau hier setzt unser Artikel an.
Unser Beispielunternehmen hat beschlossen, SAP MDG einzuführen. Die Mitarbeitenden machen sich voller Enthusiasmus an die Implementierung. Das Team der Datenabteilung (wenn eine solche bereits vorhanden ist, andernfalls werden entsprechende Stellen ausgeschrieben) entwickelt eine Vision und eine Roadmap, bestimmt den Ressourcenbedarf und beauftragt häufig auch ein Beratungsunternehmen, dessen Erfahrung die Implementierung unterstützt. Sie starten mit einem dynamischen Kick-off, erledigen die Zustandsanalyse und strukturieren ihren Ansatz, um Anforderungen für das zukünftige Design zu formulieren. An diesem Punkt kommt das große Schwesterprojekt – S/4HANA – ins Spiel. Spätestens an diesem Punkt zeigt sich die harte Realität: Die Mitglieder des MDM-Projekts stehen vor zahlreichen Herausforderungen, in einem Unternehmen, das sich mitten in einem grundlegenden technischen und organisatorischen Wandel befindet. Wie soll es also weitergehen?
In diesem Artikel sammeln und beschreiben wir diese Herausforderungen. Um nicht gar zu pessimistisch zu wirken, stellen wir anschließend Ansätze vor, die die Konkurrenz zu mildern. Anschließend zeigen wir die Chance, die mit der beschriebenen Vorgehensweise verbunden ist.
Herausforderungen
Verstehen: Was sind Stammdaten?
Es gibt verschiedene Stammdatenobjekte: den Geschäftspartnerstamm (Kunden und Lieferanten), den Materialstamm, den Finanzpositionenstamm, den Betriebsstamm und viele mehr. Darüber hinaus gibt es Objekte zur Spezifizierung, die innerhalb der Stammdaten eingesetzt werden, wie Werke, Verkaufsorganisation und Materialgruppen. Mitglieder der Linienorganisation, die täglich mit diesen Objekten arbeiten, kennen die verschiedenen Objekte und wissen diese zu unterscheiden. Die für das S/4HANA zuständigen Manager und Führungskräfte arbeiten dagegen selten mit diesen Objekten und haben daher Schwierigkeiten, die verschiedenen Objekte zu differenzieren. Erschwerend kommt hinzu, dass die SAP-Bezeichnungen für die Stammdatenobjekte meist von den im Unternehmen verwendeten Begriffen abweichen. Und schließlich wird den Stammdaten in vielen Unternehmen noch immer nicht der angemessene Stellenwert eingeräumt. So werden die Stammdaten oft bei der Planung eines S/4HANA-Transformationsprojekt vergessen, womit wir bei der zweiten Herausforderung sind:
Anforderungen entwickeln: Welche Stammdaten brauchen wir?
Der Hauptzweck von Stammdaten besteht darin, Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Zum Beispiel: Ein Unternehmen benötigt Kundendaten sowie Produkt-/Materialdaten, um einen Verkaufsauftrag aufzugeben. Somit sind die Manager des Geschäftsprozesses diejenigen, die die Anforderungen für die Stammdatenobjekte haben. Die Prozessmanager sind sich jedoch oft ihres Bedarfs gar nicht bewusst, weil sie nie analysiert haben, welcher ihrer Geschäftsprozesse welche Stammdaten erfordert. Es sind keine Methodologien verfügbar, um Anforderungen aus Geschäftsprozessen abzuleiten. Und selbst wenn die Anforderungen benannt werden, sind sie oft nicht detailliert genug, um für ein MDG-Design auszureichen. Und schließlich ist eine Koordination im Projekt besonders wichtig. Je nach Projektaufbau ist es entscheidend – und wird oft versäumt –, die richtigen Anforderungen an das richtige Zielpublikum zu adressieren (so müssen etwa Informationen, die für die Migration relevant sind, das Migrationsteam erreichen, das im S/4HANA-Projekt oder im MDG-Projekt eingegliedert sein kann).
Fehlende Ressourcen: Wie holt man die richtigen Leute an Bord?
Geeignete Personalressourcen zu finden und ihnen Zeit für die Teilnahme an Projekten einzuräumen, ist eine weitere zentrale Herausforderung von MDG-Projekten. Meist werden Stammdaten von Personen erstellt oder bearbeitet, die zugleich auch für tägliche Geschäftsprozesse zuständig sind. Dieselben kompetenten Personen werden damit sowohl für das Design der Geschäftsprozesse im S/4HANA-Projekt als auch für die Ausarbeitung von Anforderungen im MDG-Projekt benötigt. Da die Bedeutung der Stammdatenverwaltung regelmäßig unterschätzt wird, ist kein Budget für MDM vorgesehen und die Workshops für die Geschäftsprozesse sind in der Regel personell besser ausgestattet. Außerdem bezieht sich ein S/4HANA-Projekt gewöhnlich auf einen durchgehenden Geschäftsprozess, also einen Verkaufsprozess, einen Einkaufsprozess oder einen Wartungsprozess. Die für die Mitwirkung an der S/4HANA-Transformation abgestellten Ressourcen sind daher Fachleute für den jeweiligen Prozess. Es sind nur wenige Personen mit bereichsübergreifenden Kenntnissen beteiligt, wie sie für eine MDM-Einführung erforderlich sind. Es werden also Fachleute aus jedem Bereich benötigt, um ein allgemeingültiges MDM-Konzept zu erstellen. Diesen fehlt jedoch die Zeit, um alle Projektbedürfnisse von S/4HANA und MDG abzudecken. Die letzte Herausforderung in Hinblick auf die Ressourcen betrifft vor allem größere Unternehmen. Die Lücke zwischen den Personen, die in einem S/4HANA-Projekt entscheiden, und denen, die in der Linienorganisation arbeiten, ist riesig. Deshalb ist es ein komplexes Unterfangen, Personen mit MDM-Kenntnissen zu finden.
Gegenmaßnahmen
Kommen wir nun zum positiven Teil des Artikels. Es gibt einiges, was man tun kann, um die oben genannten Herausforderungen zu entschärfen.
Sponsoren finden und Werbung machen
Das Erste, was man in einem MDG-Projekt tun sollte (egal ob Einzelprojekt oder parallel zu einem S/4HANA-Projekt) ist die Ausarbeitung eines fundierten Business Case. Das bedeutet, dass Sie alle Fakten und Zahlen über mögliche Einsparungen sammeln und einen Sponsor in Ihrem Unternehmen finden, der eine einflussreiche Position innehat und Sie unterstützen kann. Dann übertragen Sie die SAP-Datenobjekte in die in Ihrem Unternehmen gebräuchlichen Begriffe, damit Sie dieselbe Sprache wie Ihre Kollegen sprechen.
Wenn Sie den Sponsor gefunden und die Begrifflichkeiten geklärt haben, werden Sie für Ihr geplantes SAP MDG-Projekt. Finden Sie Gelegenheiten, um den relevanten Führungskräften des S/4HANA-Projekts (wie Logistik- oder Einkaufsleiter) zu zeigen, was Stammdaten sind, einschließlich Beispielen aus dem Tagesgeschäft dieser Teams. Stellen Sie sicher, dass diese über Ihr Vorhaben Bescheid wissen; so sind sie nicht überrascht, wenn Sie Ressourcen anfordern. Außerdem sollten Sie versuchen, Ihre Projektvision den Endbenutzern innerhalb der Linienorganisation vorzustellen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die richtigen Fachleute für Ihr Projekt zu finden. Nachdem die Teamleiter und die Experten selbst die Vorteile Ihres Projekts erkannt haben, wird es für Sie leichter sein, während Ihres Projekts deren Unterstützung und Mitwirkung zu erhalten. Diese Gegenmaßnahmen vereinfachen die Herausforderung, das Verständnis von Stammdaten zu verbreiten und die richtigen Ressourcen zu finden.
Bewährte Methodologien einsetzen
Für eher methodologische Herausforderungen wie Prozessanalyse, Datenmodellableitungen oder agiles Projektmanagement kann die Hilfe eines Beratungsunternehmens in Anspruch genommen werden. Dieses kann strukturierte Ansätze bereitstellen, um Anforderungen abzuleiten und an die Teams weiterzuleiten, die diese benötigen. Wir bei CAMELOT haben diese Herausforderungen selbst viele Male gemeistert und daraus Best Practices für Stammdatenanforderungen in Geschäftsprozessen entwickelt. Ausgestattet mit diesen Vorlagen führen wir eine Reihe von Workshops durch, um die Musteranforderungen an Ihren spezifischen Bedarf anzupassen. Auf diese Weise ermöglichen wir eine reibungslose MDG-Designphase.
Das MDG-Projekt vorziehen
Die letzte, drastischere Idee, um die Herausforderung beider Projekte zu bewältigen, besteht darin, das MDM-Projekt vor dem S/4HANA-Projekt durchzuführen. (Dies ist natürlich nur dann möglich, wenn Ihre S/4HANA-Transformation noch nicht begonnen hat.) Der Vorteil des Ansatzes ist, dass die Anforderungen für Stammdaten und Datenbereinigung erfasst werden können, während die Mitarbeiter aus der Linienorganisation noch nicht voll mit der S/4HANA-Transformation beschäftigt sind. Datenobjekte, die aus der SAP R3-Version in S/4HANA transformiert werden, wie das Geschäftspartnerobjekt oder bestimmte Finanzpositionsobjekte, können schon vorab transformiert werden, sodass Sie S/4HANA von einer optimalen Basis aus starten können. Mit Beginn der S/4HANA-Transformation müssen Sie nur noch eine Eignungs- und Lückenanalyse durchführen, was weniger Ressourcen erfordert.
Schlussfolgerungen
Die Herausforderungen, vor denen viele von uns bei der SAP MDG-Implementierung parallel zur großen Schwester – einer S/4HANA-Transformation – stehen, können überwältigend erscheinen. Dennoch gibt es zahlreiche Ideen, wie Unternehmen diese meistern können. Nutzen Sie also so viele Minderungsansätze wie möglich und führen Sie Ihr Projekt so reibungslos wie möglich durch. Und konzentrieren Sie sich auf die positiven Aspekte: Die meisten S/4HANA-Projekte zielen darauf ab, Prozesse zu harmonisieren und zu standardisieren und diese so nah wie möglich am SAP-Standard zu gestalten. Profitieren Sie von diesen Zielsetzungen. Nutzen Sie die Standardisierung von Geschäftsprozessen, um standardisierte und harmonisierte Daten einzuführen. All diejenigen, die unter durch schlechte Daten bedingten Nachteilen litten (wie entgangenen Gewinnen oder täglichen technischen Problemen), werden Ihre Bemühungen zu schätzen wissen.
