S/4HANA-Transformationsprojekte erfreuen sich bei Unternehmen großer Beliebtheit – zum einen, weil sie durch die Entwicklung des Digital Core einen Wettbewerbsvorteil erzielen können, zum anderen, weil bestehende Legacy-Systeme aus der SAP-Welt im Jahr 2027 das Ende ihrer Lebensdauer erreichen. Jedoch verfügen nur sehr wenige Unternehmen über die geeigneten Fähigkeiten oder Tools für erfolgreiche Transformationen. In diesem Blogartikel gehen wir auf die größten Herausforderungen solcher Transformationsprojekte ein und erläutern das Potenzial von Transformation Analytics zur Steigerung ihrer Erfolgsquote.
Zu den bedeutendsten digitalen Transformationsprojekten zählen derzeit SAP S/4HANA (S/4)-Transformationen. Da S/4-Implementierungen eine umfassende Geschäftstransformation erfordern, werden die Projekte durch die Berücksichtigung aller betrieblichen und administrativen Aspekte einer Organisation extrem komplex. Daher sind massive Veränderungen nötig. Dies birgt verschiedene Herausforderungen für Organisationen und Projektmanager gleichermaßen. In einer kürzlich von Camelot veröffentlichten Studie unter Unternehmen, die derzeit eine S/4HANA-Transformation planen, stuften 64 Prozent des Panels die Einbindung aller relevanten Geschäftseinheiten und Interessengruppen als Herausforderung ein. Damit rangiert dieser Aspekt in der Studie deutlich höher als andere Faktoren wie die Wahl des Bereitstellungsmodells oder die Neugestaltung von Geschäftsprozessen. 26 Prozent der Befragten gaben an, dass sie noch nicht einmal ein Change Management Team haben. Daraus lässt sich schließen, dass der Bereich Change Management oft vernachlässigt wird.
Kurze Einführung in Transformation Analytics
Transformation Analytics ist ein prozess- und toolgestütztes Verfahren zur systematischen Erfassung und Auswertung von Daten. Das Ziel ist, Erkenntnisse zu generieren, die personenbezogene und datenbasierte Entscheidungen während einer Geschäftstransformation unterstützen. Viele sehen in Transformation Analytics eine Weiterentwicklung des Change Monitorings.: Das Verfahren liefert Erkenntnisse, um die Zielerreichung proaktiv zu verbessern, statt sie nur zu überwachen. Aus diesem Grund sollte ein ganzheitliches Change-Management-Konzept immer Transformation Analytics beinhalten.
Herausforderungen von S/4HANA-Transformationsprojekten
Projektmanager begegnen bei der Verwaltung eines Transformationsprojekts Schwierigkeiten, wie der Einhaltung von Zeit- und Budgetgrenzen oder die Steuerung und Planung von Aufwand und Ressourcen. Daneben gibt es bei S/4HANA-Transformationsprojekten weitere anspruchsvolle Herausforderungen: Fehlendes internes Projekt-Know-how, Qualifikation externer und interner Mitarbeiter, zu wenig Zeit für die Transformation, unzureichende OTP-Planung oder fehlendes Risikomanagement.
Mangelndes Risiko-Management
Aus unserer Erfahrung fehlt Projektmanagern die erforderliche Transparenz und Sichtbarkeit von Risiken, was zu Verzögerungen bei der Ableitung geeigneter Gegenmaßnahmen führt. Zum Beispiel: Ein häufiges Problem bei S/4HANA-Projekten ist die unklare Definition des Umfangs und damit die unvollständige Ausrichtung an der Unternehmensstrategie. Die Mitarbeiter haben keine Transparenz über Umfang und Wirkung des Projekts und verstehen daher dessen Vorteile und positive Auswirkungen für sich und ihre Organisation nicht. Da die Unternehmensstrategie bereits eine etablierte gemeinsame Denkweise darstellt, ist es besonders verheerend, wenn die Mitarbeiter keine klare Verbindung zu dieser Strategie sehen. Sie verstehen den Sinn der Initiative nicht, was zu Verunsicherung, Missverständnissen und Widerstand gegen die Veränderungsinitiative führt. Solche Verhaltensaspekte in einer Veränderungsinitiative zu identifizieren, kann äußerst schwierig sein. Noch schwieriger, wenn nicht sogar unmöglich, ist es, sie rückwirkend zu klären.
Fehlende Erkenntnisse für Entscheidungen
Darüber hinaus sind Projektmanager auf Erfahrungen und Daten angewiesen, wenn sie Entscheidungen treffen oder Projektmaßnahmen definieren. Dies führt oft zu einer Fehlanpassung zwischen Projektbedarf und ergriffenen Maßnahmen. Dies wird bei S/4HANA-Projekten deutlich: Sie scheitern häufig an einer unzureichend geplanten Implementierungsstrategie, da im Laufe eines Projekts relevante interne Erkenntnisse fehlen. Die Steuerung des Projekts stützt sich daher eher auf Trial and Error als auf kontinuierlich gesammelte Daten, die wertvolle Erkenntnisse über die menschliche Seite des Projekts liefern.
Sowohl fehlendes Risikomanagement als auch fehlende interne Erkenntnisse führen zu einer eingeschränkten Kontrolle und Übersicht über Aktivitäten und Auswirkungen und haben somit direkte negative Auswirkungen auf die Ressourcenplanung und -umsetzung. Aus diesem Grund müssen Transformationsprojekte Risiken und Reaktionen sichtbar machen. Daten müssen zugänglich und messbar gemacht werden, indem realistische KPI-Frameworks definiert und dadurch Transformation Analytics ermöglicht werden.
Wie Transformation Analytics bisher Verstecktes sichtbar machen
Umfassende, umfangreiche und relevante Informationen, die zuvor für die Entscheidungsfindung nicht verfügbar waren, können durch das Sammeln von Stimmungsdaten innerhalb der Organisation über ein Transformation-Analytics-Tool und basierend auf einem umfassenden Transformation-Analytics-Ansatz sichtbar gemacht werden.
Korrelation der gesammelten Daten mit anderen führenden Transformations-KPIs und Projektmeilensteinen
Transformation-Analytics-Tools sammeln über kurze digitale Fragebögen die Wahrnehmungen, Meinungen und Reaktionen verschiedener Interessengruppen in verschiedenen Phasen eines laufenden Transformationsprojekts. Sie verknüpfen die gesammelten Daten mit Aktivitäten – von der Einbindung der Interessengruppen bis hin zu Kommunikation und Schulung. So zeigen sie deutlich die Wirksamkeit dieser Art von Aktivitäten und ermöglichen die Konzentration auf wirklich wertschöpfende Maßnahmen.
Proaktives, personenfokussiertes Risikomanagement innerhalb des Projekts
Vor allem ermöglichen die gewonnenen Erkenntnisse dem Projekt- und Change Management eine proaktive Steuerung der Transformation auf der Grundlage von Daten und Statistiken, statt nur auf Basis von Bauchgefühl und Erfahrung. Für S/4HANA-Transformationsprojekte bedeutet dies, dass das Ausmaß und die Wirkung einer Veränderungsinitiative mit der Strategie einer Organisation in Einklang gebracht werden können, indem die Meinungen und Wahrnehmungen der Stakeholder frühzeitig integriert werden. Auf diese Weise wird das Risikomanagement innerhalb solcher Transformationsprojekte aktiv eingebunden und unterstützt.
Stakeholder brauchen ein spezifisches Transformationsmanagement
Eine umfassende Transformation-Analytics-Strategie ermöglicht die Definition individueller Change Journeys für unterschiedliche Stakeholder und unterstützt die Konzeption von Kommunikations- und Umsetzungsstrategien innerhalb von Transformationsprojekten. Transformation Analytics bieten ein zuverlässiges Framework und basieren auf wertvollen Daten, damit Transformationsprojekte erfolgreich verwaltet werden können. Für S/4HANA-Projekte bedeutet dies, dass die organisatorische Transformationsplanung viel effektiver wird. Projektmanager können Ressourcen gezielt verteilen und die Transformation leiten, anstatt sie zu verwalten.
Fazit
Transformation Analytics sind entscheidend, um personenfokussierte S/4HANA-Transformationsprojekte erfolgreich zu verwalten. Sie generieren wertvolle Erkenntnisse und zeigen Risiken und Herausforderungen auf, was wiederum ein proaktives und effektives Ressourcenmanagement und eine ebensolche Entscheidungsfindung ermöglicht. Möglich wird dies, indem Stimmungsdaten und Informationen von Mitarbeitenden erhoben und in Relation zu anderen Frühindikatoren für den Transformationserfolg gesetzt werden. Dies schafft volle Transparenz über Projektereignisse und Meilensteine und ermöglicht ein proaktives und effektives Projekt- und Change Management.
