Sie wollen Ihr Dokumentenmanagement verbessern und eine flexible Verbindung zwischen Ihrer SAP Sales Cloud und Ihren Dokumenten-Templates herstellen? Erfahren Sie in diesem Blogpost, wie Sie es Ihrem Vertriebsteam ermöglichen, Dokumente mit Hilfe unserer Camelot Word Integrationslösung und SAP Customer Experience einfacher und besser zu gestalten.

Ihre Vertriebsmitarbeiter kennen dieses Szenario: Sie kommen von einem erfolgreichen Kundentermin zurück. Sie haben den Kunden überzeugen können, und er fragt nach einem offiziellen Angebot. Nun müssen sie also zeitnah ein genau auf den Kunden angepasstes Vertragsdokument erstellen – selbstverständlich einheitlich und im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Die SAP Sales Cloud als Bestandteil von SAP Customer Experience bietet allen Usern im Standard die Möglichkeit, bei Bedarf Dokumente statisch zu generieren, welche durch den Adobe Lifecycle Designer erstellt werden müssen. Diese Dokumente werden dann als Templates bereitgestellt und hinterlegt. Resultat des SAP Standards ist die Generierung eines PDF-Dokuments, das basierend auf den angegebenen Feldern statisch heruntergeladen wird. Änderungen im Nachgang sind folglich nicht ohne Weiteres möglich.

Durch die Camelot Word Integrationslösung kann Ihr Vertriebsteam ganz einfach Anpassungen in Dokumenten vornehmen und muss nicht mehr immer wieder von vorne beginnen. Mit Hilfe eines automatisierten Prozesses können sie direkt in der SAP Sales Cloud flexibel Word-Templates hochladen, neue Template erstellen und auch vorhandene Templates anpassen. Somit wird der Arbeitsprozess für Ihren Vertrieb flexibler und die Mitarbeitenden können wesentlich einfacher und ohne Fehleranfälligkeit Verträge oder Angebote erstellen. Per Knopfdruck werden die von ihnen benötigten Daten zusammengefasst und heruntergeladen. Die Qualität der Vertragsdokumente wird durch das Arbeiten mit freigegebenen Templates nachhaltig sichergestellt.

Wie funktioniert die Camelot Word Integration mit SAP Customer Experience technisch?

Das Word Integration Tool ist eine SAPUI5-Anwendung, die auf der SAP Cloud Platform liegt. Die Integration der App wird durch Mashups in der SAP Sales Cloud bereitgestellt. Die App besteht aus zwei Anwenderansichten:

  1. Admin-Sicht
  2. User-Sicht

Durch die Aufteilung in Admin- und User-Sicht kapseln wir den komplizierteren und arbeitsaufwändigeren Teil des Template-Managements von der Nutzer-Ansicht. Somit müssen weitere Mitarbeiter keinerlei Template-Vorkenntnisse besitzen.

Admin-Sicht

Die Admin-Ansicht erlaubt es dem Nutzer, schnell, intuitiv und unkompliziert neue Templates aus einem vorhandenen Word-Dokument zu erstellen. Die erstellten Templates können bearbeitet, getestet und gespeichert werden. Somit kann der Nutzer der Admin-Ansicht seinen Kollegen in der User-Ansicht die Templates zur Verfügung stellen. Ein Template bezeichnet hier eine Verknüpfung zwischen SAP Sales Cloud Odata[1] Feldern und einem Platzhalter im Dokument. Die Templates können dann über die Oberfläche in der SAP Sales Cloud gespeichert und der User-Ansicht zur Verfügung gestellt werden.

Nach dem Laden eines Word-Dokumentes oder eines bereits bestehenden Templates werden alle beinhalteten Platzhalter angezeigt. Der Nutzer muss nun nur noch den Namen des Odata-Feldes eintragen, mit dessen Daten der jeweilige Platzhalter ersetzt werden soll. In unserer Word Integrationslösung ist es auch möglich, Daten eines verknüpften Sales Cloud Geschäftsobjekts, wie Kunde und Ansprechpartner, anzuzeigen oder Felder mit existierenden Daten passend zu formatieren. Viele weitere Arten der Verknüpfung oder Formatierung sind möglich und können basierend auf Ihren Bedürfnissen hinzugefügt werden.

Nach der Zuordnung von Platzhaltern zu den passenden Geschäftsobjektfeldern, können Sie dem Template noch einen Geschäftsobjektstyp (Opportunity, Account, etc.) und einen Namen zuweisen. Das Dokument-Template ist danach sofort in der User-Ansicht verfügbar. Die Admin-Ansicht unserer Word Integration Lösung erlaubt das schnelle und intuitive Erstellen, Bearbeiten und Testen von Dokument-Templates.

User-Sicht

Die User-Ansicht wird mit Hilfe eines HTML-Mashups in der SAP Sales Cloud unter den gewählten Geschäftsobjekten angezeigt. In dieser Ansicht können Sie aus einem Dropdown-Menü ein Dokument-Template wählen, das durch unsere Word Integration Lösung mit den Daten des aktuell ausgewählten Geschäftsobjektes befüllt wird. Nachdem Sie einen Namen zugewiesen haben, können Sie das Dokument einfach mit den Daten befüllen. Sie müssen also nur noch auf „generieren“ klicken und das fertige Dokument ist innerhalb von Sekunden als Anhang im Geschäftsobjekt verfügbar. Die Umsetzung der User-Ansicht erlaubt, die einfache Nutzung unserer Word Integration Lösung mit minimalem Vorwissen/Aufwand auszuführen.

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Die Vorteile der Camelot Word Integration mit SAP Customer Experience auf einen Blick

  • Schnelle und einfache Lösung zum Erstellen von zentral gesteuerten Dokumenten-Templates in der SAP Sales Cloud
  • Keine Vorkenntnisse notwendig durch ein intuitives Tool
  • Flexibilität im Dokumentenmanagement durch Selbsterstellen und Anpassen der Templates – auch ohne vertragsrechtliche Kenntnisse
  • Zeitersparnis und Fehlervermeidung durch automatische Generierung der Dokumente
  • Beschleunigte Vertriebsperformance und gleichbleibend hochqualitative Vertragsdokumente
  • Zwei Sichten
  • Admin-Sicht: Erstellen, Bearbeiten und zur Verfügung stellen von Dokument-Templates
  • User-Sicht: zum Auswählen, Generieren und Herunterladen von fertigen Dokumenten

Sind Sie an unserer Lösung interessiert oder haben Sie Fragen? Schauen Sie auf unserer Webseite vorbei oder wenden Sie sich direkt an Roberto Wahl für mehr Informationen.

[1] Ist ein Standardprotokoll, welches auf REST basiert, um Daten zwischen Systemen auszutauschen

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