Die Digitalisierung betrifft jedes Unternehmen und bringt eine Vielzahl von Herausforderungen und Innovationen mit sich, die Änderungen bei Geschäftsmodellen, Unternehmenskultur und Organisation sowie Geschäftsprozessen erfordern. Eine dieser Innovationen ist die „Robotic Process Automation“ (RPA), die in zahlreichen Bereichen Vorteile für Unternehmen bieten kann, beispielsweise im Controlling.
Welche Methodik zu RPA-Implementierung ist effektiv?
Besonders im kaufmännischen Umfeld erleichtert RPA den Alltag, da es hochgradig schematische Aufgaben und Prozesse übernehmen kann. RPA umfasst eine Vielzahl von Automatisierungsoptionen ausgehend von verschiedenen Tools und Funktionalitäten. Dies ermöglicht Vorteile wie Einsparungen von Kosten, Zeit oder die Reduzierung von Fehlern.
Die Verfahrensweise basiert auf einem mehrstufigen Prozess, ausgehend von einer Analyse der aktuellen Situation zur Bestimmung des Status quo bis hin zur Präsentation verschiedener Szenarien. Entscheidend ist die Konfiguration eines Roboters. Zur Konfiguration automatisierter Prozesse sind ein umfassendes Verständnis des Prozesses, Kenntnisse des verwendeten Systems, des jeweiligen Anwendungsbereichs sowie der rechtlichen Anforderungen erforderlich. Außerdem muss der zu automatisierende Schritt durch eine geeignete Auswahl bewährter Tools unterstützt werden. Mögliche Tools können intelligente Texterkennung, Datenanalyse-Software oder Dashboards für die visuelle Darstellung der Ergebnisse sein. Davon ausgehend sollten, wie in Abbildung 1 dargestellt, die folgenden Punkte für eine erfolgreiche Einführung berücksichtigt werden:
Abbildung 1: CAMELOTs Konzept für RPA
Für welche Bereiche kann RPA angewandt werden?
Ausgehend von der oben beschriebenen Situation und dem Implementierungsprozess weisen diese Tätigkeiten mögliche Nutzungsszenarien für RPA auf:
- Zusammenführung von Daten/Informationen aus unterschiedlichen Quellen
- Erstellung standardisierter Berichte
- Überprüfung & Kontrolle (z. B. Pflege von Kundendaten)
- Erkennung von Abweichungen
- Archivierung von Berichten & Abfertigung
- Interaktionen mit dem Benutzer (z. B. Bearbeitung von Bestellungen)
Basierend auf unserer Projekterfahrung haben wir die Bereiche Management-Berichterstattung, Gewinn- und Verlustrechnung und Betriebsplanung als besonders geeignet für effiziente RPA identifiziert. Im Bereich der Management-Berichterstattung kann RPA das Ziel der Bereitstellung von aktuellen Informationen an Entscheidungsträger auf allen Unternehmensebenen unterstützen. Diese Unterstützung könnte für regelmäßig erstellte Standardberichte eingesetzt werden. RPA-gestützte Berichterstattung reduziert den Arbeitsaufwand der Controlling-Abteilung von oft einfachen, aber sehr kostenintensiven Tätigkeiten. Die so eingesparten Ressourcen können zur weiteren Entwicklung des Unternehmens eingesetzt werden. Wichtig ist allerdings, einen konkreten Anwendungsfall zu betrachten und zu analysieren, wie RPA sich auf einen Prozess auswirkt.
Wie profitieren Unternehmen von RPA in der Kreditorenbuchhaltung?
Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses ist eine der vielen Möglichkeiten für den Einsatz von RPA. Für einen Großhändler ist die Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Vorgang, wenn keine automatisierten Abläufe vorhanden sind. Dies liegt vor allem an den vielen manuellen Abläufen in der Kreditorenbuchhaltung, mit nur teilweise automatisierten Prozessen anhand komplexer Scripts, fehlender Integration zwischen Prozessschritten und manuellen Abläufen zum Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Buchungen. Wie in Abbildung 2 dargestellt, müssen in einem manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess die Buchhalter nach Erhalt der unstrukturierten Rechnungen per E-Mail von Hand die Daten eingeben und nach Bestellungen suchen. Wenn die Bestellung gefunden wurde, gleichen die Buchhalter die Belegzeile ab oder suchen andernfalls nach den Account-Informationen, um die Belegzeile selbst einzugeben. Anschließend suchen die Buchhalter nach Angaben zu Zahlungsbedingungen, Rabatten und Genehmigern und buchen die Rechnung.
Abbildung 2: Manueller Kreditorenbuchhaltungsprozess
Eine intelligente RPA-Anwendung in Kombination mit Machine Learning bietet die Möglichkeit, unstrukturierte Daten aus E-Mails oder PDFs zu extrahieren, den Abgleich zu automatisieren, Bestellungen zu finden, Betrug zu erkennen und automatisch Tabellenkalkulationsdaten hochzuladen und zu buchen. Abbildung 3 zeigt, wie in einem automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess die Bots Daten aus unstrukturierten Rechnungen erhalten und extrahieren. Daraufhin findet der Machine Learning-Dienst die Bestellungen und gleicht die Belegzeilen ab. Falls keine Bestellung gefunden werden kann, meldet das System Betrug. Danach weist das System die Rechnung automatisch den Accounts zu, empfiehlt Kostenstellen, bestimmt Genehmiger und sendet die anschließende Rechnung an den Buchhalter.
Abbildung 3: Automatisierter Kreditorenbuchhaltungsprozess
Es ist davon auszugehen, dass die Implementierung eines automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozesses dem Großhändler folgende Vorteile in Hinblick auf Effizienz und Effektivität bieten könnte:
- um 80 % verkürzte Dateneingabe durch automatisierten
Daten-Upload - höhere Datengenauigkeit bei der Extraktion der Daten und deren Eingabe in Kreditorenbuchhaltungssysteme
- verbessertes Benutzererlebnis für Finanz-Controller
- höhere Effizienz von Finanzvorgängen mit
Prüfpfaden - mehr Zeit für Experten, um sich auf Ausnahmen zu konzentrieren
Mit dem CAMELOT-Konzept für einen RPA-Ansatz können wir unsere Kunden bei der Implementierung der RPA-Methode unterstützen und nützliche Anwendungsfälle aufzeigen. Unsere CAMELOT-Experten stehen für mögliche Szenarien zur Verfügung und freuen sich darauf, von Ihnen zu hören.
