In unserem ersten Blogbeitrag zur Robotic Process Automation (RPA) haben wir die vier zentralen Säulen vorgestellt, die wir als entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Automatisierungsprojekts betrachten: Prozesse, Daten, Menschen und Technologien. Da jede dieser Säulen wichtig für die Schaffung einer soliden Grundlage für ein RPA-Projekt und seinen späteren Erfolg ist, kommt es darauf an, deren Stärken zu kombinieren und die Lücken zwischen ihnen zu überbrücken. Deshalb gilt es, jede der vier zentralen Säulen genauer zu betrachten. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit der ersten Säule, den „Prozessen“. Er untersucht außerdem eines der dringlichsten Probleme im Zusammenhang mit RPA: Warum wird die Automatisierung häufig überhastet mit nicht profitablen Prozessen gestartet? Um dieses Problem zu vermeiden und nur geeignete und profitable Prozesse auszuwählen, empfehlen wir drei Hauptschritte, die auszuführen sind, bevor die eigentliche Automatisierung beginnen kann.
Zentrale Faktoren für Robotic Process Automation
Nach Angaben von Gartner ist RPA eines der am schnellsten wachsenden Segmente auf dem Markt für Unternehmenssoftware. Doch welches sind die zentralen Faktoren, von denen Entscheidungsträger Investitionen in eine RPA abhängig machen? Ausgehend von den Ergebnissen der Untersuchung von Gartner (2020) lauten die wichtigsten drei Kriterien:
- Optimierung der betrieblichen Effizienz
- Beschleunigung eines bestehenden Prozesses
- Optimierung von Kosten
Das bedeutet also, dass die Prozesseffizienz erhöht und die Prozessdurchlaufzeiten sowie die Betriebskosten gesenkt werden sollen. Wenn wir die gängigen geschäftlichen Vorteile von RPA betrachten, werden diese Kriterien durchaus erfüllt. Die wichtigsten Vorteile sind in Abbildung 1 nach Bereichen zusammengefasst dargestellt. 
Abbildung 1: Geschäftliche Vorteile von Robotic Process Automation
Bei korrekter Implementierung kann RPA Durchlaufzeiten beschleunigen und manuelle Fehler beseitigen, die zwangsläufig auftreten, wenn wiederholt eintönige und standardisierte Aufgaben ausgeführt werden müssen. RPA-Bots sind komplett regelbasiert und arbeiten daher fehlerfrei, sofern die zugrundeliegenden Prozesse und ihre Daten fehlerfrei sind. Da RPA über IT-Systeme hinweg mit dem Frontend integriert ist und keine Erstellung neuer APIs für die Kommunikation und Verbindung mit anderen IT-Systemen benötigt, kann sie vergleichsweise rasch implementiert werden. So kann RPA zu einer schnellen Wertschöpfung und ROI-Verbesserung führen. Um diese angestrebten Resultate und die damit verbundenen geschäftlichen Vorteile zu erreichen, müssen jedoch von Anfang an die Prozesse in den Mittelpunkt gestellt werden. Der Start des Projekts und die Vorbereitungen für seine Umsetzung sind entscheidend für seinen späteren Erfolg. Die genannten geschäftlichen Vorteile scheinen offensichtlich und könnten dazu verleiten, die Prozessautomatisierung zu schnell zu starten, mit dem ersten Prozess, der sich dafür anzubieten scheint. So überrascht es nicht, dass die Auswahl der falschen Anwendungsfälle (Prozesse) noch immer einer der Hauptgründe für erfolglose RPA-Projekte ist.
Auf die Prozesse kommt es an: drei Schritte zur Auswahl der profitabelsten Prozesse
Wie schon der Name besagt, geht es bei RPA um die Prozesse. Doch eines der größten Probleme, vor dem Unternehmen heute stehen, ist, dass die Prozesse nicht immer gut dokumentiert oder mitunter sogar lückenhaft sind. Die Ermittlung der in Hinblick auf die Automatisierung am besten geeigneten und profitabelsten Prozesse ist daher ein zentraler Vorgang bei RPA-Projekten. Ein hoher Grad an Transparenz bezüglich Ihrer Geschäftsprozesse ist entscheidend für den Erfolg. Deshalb empfehlen wir dringend, vor Beginn der eigentlichen Automatisierung die folgenden drei Schritte durchzuführen:
Schritt 1: Betrachtung der bestehenden Prozesse
Der erste wichtige Schritt ist die Bereitstellung eines Prozess-Backlogs für alle Prozesse, die in den Umfang des jeweiligen Projekts fallen. Ein Prozess-Backlog muss eine kurze Beschreibung jedes Prozesses enthalten und alle relevanten Anspruchsgruppen aufführen. Diese Anspruchsgruppen sind sehr wichtig, da sie die ersten Ansprechpartner sind, wenn es darum geht, die Komplexität des Prozesses zu verstehen und bestehende Lücken zu ermitteln. Bei vorhandenen Lücken müssen die fehlenden Informationen und Dokumentationen gesammelt werden. Letztlich muss jeder Prozess als Ablaufdiagramm darstellbar sein, einschließlich aller möglichen Variationen. In der Praxis umfasst ein Prozess oft mehr Ausnahmen als ursprünglich angenommen. Um bestehende Prozessausnahmen identifizieren und berechnen zu können, zu welchem Grad ein Prozess gemäß der Standardprozess-Beschreibung ausgeführt wird, sind ergänzende technologische Lösungen wie Process Mining unerlässlich.
Schritt 2: Ermittlung des Automatisierungspotenzials und Priorisierung von Prozessen
RPA kann auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in unterschiedlichen Branchen und Funktionsbereichen angewandt werden. Die Kriterien für die Auswahl eines Prozesses für die Automatisierung sind nicht an den Anwendungsbereich gebunden, sondern an die inhärenten Merkmale des Prozesses selbst. Bei CAMELOT konzentrieren wir uns auf eine Reihe von Kriterien, um die Eignung eines Prozesses zur Automatisierung zu bestimmen:
- Keine kognitiven Anforderungen: RPA kann ausschließlich regelbasierte Entscheidungsprozesse automatisieren.
- Eindeutige Regeln: Die Regeln müssen auf eindeutigen und nicht auf subjektiven oder analytischen Kriterien beruhen.
- Begrenzte Handhabung von Ausnahmen: Je weniger Ausnahmen ein Prozess aufweist, desto schneller und einfacher kann er automatisiert werden.
- Transaktionen mit großem Volumen: Je größer die Volumen von Transaktionen sind, desto höher wird der durch RPA erzielte Mehrwert sein.
- Stabile Umgebung: Der Prozess sollte eine stabile System- und IT-Umgebung haben und nicht ständigen Änderungen unterliegen.
- Einfache Aufteilung in Unterprozesse: Der gesamte Prozess muss sich als Ablaufdiagramm darstellen lassen.
Abbildung 2: Prozesskriterien für Robotic Process Automation
Die Bewertung dieser Kriterien und die Berechnung einer allgemeinen Einstufung der Prozesseignung ist wichtig, um eine erste Antwort auf die Frage zu erhalten, ob ein Prozess für RPA infrage kommt oder nicht. Als Nächstes muss eine Strategie für die Priorisierung der zu automatisierenden Prozesse erstellt werden. Diese Strategie sollte verschiedene Komplexitätsfaktoren berücksichtigen (z. B. die Art der zugrundeliegenden Daten [strukturiert/unstrukturiert] oder die Anzahl der beteiligten Bildschirme), um die Eignung und den Zeitaufwand einer Automatisierung des Prozesses zu beurteilen. Zusätzlich sollten die erwarteten geschäftlichen Vorteile (siehe Abbildung 1) des Prozesses beurteilt werden. Aus dem Vergleich der Komplexitätsfaktoren und Geschäftsvorteile kann eine Priorisierung der Prozesse abgeleitet werden.
Schritt 3: Neugestaltung, Standardisierung, Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
Leider wird der dritte und letzte Schritt häufig vernachlässigt und die Projekte beginnen direkt mit der Gestaltung der zu automatisierenden Prozesse. Es ist jedoch wichtig, erst die Prozesse zu optimieren und zu entscheiden, für welchen Teil RPA geeignet ist und welcher Teil durch eine Neugestaltung des Prozesses optimiert werden könnte. Selbst wenn ein Prozess ein hohes Automatisierungspotenzial aufweist, bedeutet dies nicht, dass der gesamte Prozess ausschließlich durch RPA automatisiert werden muss. Analysieren Sie sorgfältig, was die beteiligten Anwendungen können und was nicht. Viele Anwendungen haben vorkonfigurierte Funktionalitäten, die automatisch bestimmte Vorgänge innerhalb einer Anwendung auslösen. Die Nutzung dieser Funktionalitäten kann also Entwicklungszeit einsparen. Außerdem ist eine Automatisierungsinitiative die perfekte und letzte Gelegenheit, den Prozess neu zu gestalten und zu optimieren, bevor er automatisiert wird. Untersuchen Sie, ob Ihr Prozess unnötige oder ineffiziente Schritte enthält und entfernen oder ersetzen sie diese. Durch die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses werden die ineffizienten Abläufe einfach wieder und wieder ausgeführt. Je stärker ein Prozess standardisiert und digitalisiert ist, desto schnellere Durchlaufzeiten können Sie erreichen. Je nachdem, wie häufig dieser Prozess ausgeführt wird, kann dies Ihnen den entscheidenden Vorsprung gegenüber Ihren Wettbewerbern verschaffen. CAMELOT bietet einen umfassenden Ansatz für das Management von Unternehmensdaten für RPA und kann Unternehmen mit seiner Erfahrung in den verschiedenen Phasen der Analyse oder Implementierung im Kontext der Hyperautomation unterstützen. Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.
Wir bedanken uns bei Bhavana Jotwani für ihre Mitbarbeit an diesem Artikel.
