Die Zeit der SAP Business Suite – das bisherige Herzstück der SAP-Produktpalette – ist angezählt: Für 2027 hat SAP die Wartung und Pflege der Lösung gekündigt. Unternehmenskunden müssen bis dahin zur neuen ERP-Generation SAP S/4HANA gewechselt haben oder aber ggf. mit hohen Wartungskosten rechnen (Extended Maintenance). Was Großunternehmen anbelangt, so haben mittlerweile einige Player eine Verfahrensweise definiert, wie die Umstellung auf S/4HANA gestaltet werden soll. Manche haben die Umsetzung sogar bereits in Angriff genommen. Anders als bei den Konzernen sieht die Situation im Mittelstand aus: der Aufwand für die Migration wird häufig viel zu gering bewertet und es fehlt eine klare Strategie, wie der Einstieg in den Transformationsprozess gelingt. 

Kleinere und mittlere Unternehmen hinken hinterher

Der Umstieg auf die neue SAP ERPGeneration bedeutet für SAPKunden die womöglich größte Herausforderung seit der Einführung des (alten) ERPSystems. Dafür ist allerdings nicht nur die neue Unternehmenssoftware verantwortlich, sondern auch die sich weltweit immer schneller ändernden Marktgegebenheiten. 

Sich rasch wandelnde Kundenanforderungen (individuelle Produkte und Leistungen), disruptive Geschäftsmodelle und Technologien, neue Mitbewerber, die nicht zwingend den bekannten Marktregeln folgen, und globalisierte Prozesse in der Produktion, Lieferkette und Logistik stellen Verantwortliche vor zunehmend komplexere Aufgaben, in immer kürzerer Zeit. 

Dazu kommt, dass einige Unternehmen derzeit immer noch mit den Roll-outs ihrer jüngsten SAP ECCStandardisierungsansätze beschäftigt sind. Auch die Umstellung des alten ERP auf die HANA-Datenbank ist bei einigen Unternehmen noch nicht abgeschlossen, obwohl das eine Grundvoraussetzung für eine Migration ist. Viele Manager schrecken vor der Umsetzung großer ITProjekte zurück, weil das meist mit langen Laufzeiten, intensiver Ressourcenbindung und hohen Kosten in Verbindung steht.  

Schlussendlich sehen die meisten Unternehmen ein, dass die gesamte Organisation von der Migration auf S/4HANA betroffen ist. Die ERPMigration stellt aber nur einen Teil der so wichtigen Digitalen Transformation dar, die alle Unternehmen umsetzen müssen, wenn sie auch in der Zukunft noch Erfolgsgeschichte schreiben wollen.  

Nicht die IT, sondern das Business treibt die Digitale Transformation voran

Die Produktionsautomatisierung in den 80er Jahren des vergangenen Jahrhunderts hatte im Wesentlichen nur Auswirkungen auf die Produktion selbst. Durch die Einführung von SAP R/3 in den 90er Jahren rückten dann überwiegend die Unternehmensprozesse in den Fokus. Ganz anders als bei diesen beiden Entwicklungen in der Vergangenheit greift das neue ERP-System S/4HANA signifikant in Prozesse über alle Unternehmensbereiche ein. Daraus ergibt sich ein weiterer Komplexitätsfaktor bei der Migration auf das neue System bzw. bei der Implementierung des Neusystems. 

Im Falle einer SAP S/4HANA CloudImplementierung orientieren sich die Unternehmen an den von SAP vorgegebenen Standardprozessen, beispielsweise in der Finanzbuchhaltung, im Einkauf oder in der Produktion, und profitieren dabei von schnellen Projektimplementierungen und kurzen Innovationszyklen der Standardsoftware. 

Benötigt ein Unternehmen eine höhere Flexibilität, um etwa individuelle Prozessanpassungen oder unternehmensspezifische Erweiterungen umzusetzen, dann bieten sich eine S/4HANA on-premise oder auch eine S/4HANA Private Cloud an. 

Die Erfahrung zeigt, dass das DeploymentModell stets ein individuell zu diskutierendes Thema ist, insbesondere, da auch ein hybrides S/4HANAKonzept für einige Kunden Vorteile bringt. Beispiele hierfür sind u.a. die Anbindung reiner Vertriebsgesellschaften oder die Verfolgung von Central Finance bzw. Central ProcurementAnsätzen. 

Die sich wandelnde Rolle der IT innerhalb eines Unternehmens führt bei der Umstellung auf S/4HANA zu einem weiteren Aspekt. In den letzten Jahren haben die wertschöpfenden Einheiten das Heft in die Hand genommen, und viele CIOs sahen sich mit hohem Kostendruck und Rechtfertigungen ihrer ITMannschaft konfrontiert.  

So war früher die Einführung von SAP ERP ein überwiegend ITgetriebenes Projekt. Dem Business blieb nichts anderes übrig, als die vorgegebenen Prozesse mehr oder weniger zu akzeptieren oder mit hohem Aufwand ihre Anforderungen über Eigenentwicklungen realisieren zu lassen.  

Projekte, die heute im Zusammenhang mit der Digitalen Transformation stehen, sind aber in hohem Maße Business-getrieben. Und genau daraus ergibt sich die nächste Herausforderung für die Unternehmen, denn diese Projekte binden entsprechende Ressourcen, die dann für längere Zeiträume dem operativen Geschäft gar nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stehen. 

Chancen und Vorteile der Migration

Trotzdem sollten Unternehmen nicht außer Acht lassen, dass die Digitale Transformation und somit auch die Migration auf das neue System SAP S/4HANA trotz aller Herausforderungen auch einige Chancen bietet 

Dafür muss sich als erstes das Bewusstsein durchsetzen, dass ein SAP S/4HANAProjekt nicht vergleichbar ist mit der Einführung des Vorgängersystems. Ein wesentlicher Unterschied ist, dass es sich bei S/4HANA um ein System handelt, das so genannte weiche Echtzeitanforderungen erfüllt. Das heißt, dass es u.a. Daten und Informationen von Subsystemen nahezu in Echtzeit erfassen und verarbeiten kann. Dadurch lassen sich z.B. Prozessdurchlaufzeiten verkürzen oder auch Entscheidungsvorlagen schneller erstellen.  

Darüber hinaus ist S/4HANA in unterschiedlichen Deployment-Modellen verfügbar: on-premise, Cloud-basiert oder hybrid. Obwohl das aufs Erste verwirrend klingen mag, bergen die unterschiedlichen Deployment-Modelle aber für manche Unternehmen große Nutzenpotenziale, bspw. wenn es um die schnelle Integration von kleinen Landesgesellschaften geht, wie z.B. Vertriebseinheiten. Dank des sogenannten 2-tierAnsatzes können u.a. zugekaufte Betriebseinheiten über S/4HANA Cloud in kürzester Zeit mit dem zentralen ERPSystem verbunden werden. 

Die richtige Strategie finden

Unternehmen müssen sich einige grundsätzliche Gedanken machen, und zwar in strategischer, taktischer und operativer Hinsicht, bevor sie die Entwicklung einer geeigneten Migrationsstrategie in Angriff nehmen.   

Die Frage ob und welche neuen Geschäftsmodelle eventuell relevant sein werden, bestimmt die Überlegungen im strategischen Bereich. Sollen neue Produkte oder Märkte angegangen werden? Wie verhält sich der Wettbewerb und wie ist die eigene Position am Markt? Was ist die mittel- und langfristige Ausrichtung des Unternehmens? Anhand welcher Kenngrößen soll das Unternehmen zukünftig gesteuert werden? 

Auf Basis der Unternehmensstrategie ist zu überlegen, welche Auswirkungen diese auf die Betriebsmodelle haben wird. Müssen die betrieblichen Abläufe zukünftig anders organisiert werden? Welche Auswirkungen hat das für die gesamte Organisation und für die einzelnen Mitarbeitenden? Gilt es beispielsweise neue Methoden für bestimmte Arbeitsabläufe zu etablieren? Als Beispiel kann hier die bedarfsorientierte (Demand-Driven) Planung dienen. Trotz all der anstehenden Veränderungen dürfen Unternehmen nicht vergessen, die Mitarbeitenden rechtzeitig abzuholen, um damit Ängste oder Widerstände gegen den Wandel abfangen zu können. 

Welche Innovationen umgesetzt werden sollen, ist der Leitgedanke bei den Überlegungen zum operativen Bereich. Dazu gehört auch die Frage, welche sonstigen SAPLösungen Mehrwerte schaffen können, wie z.B. der Einsatz von SAP EWM. Kommen für das Unternehmen Lösungen aus dem Internet of Things (IoT)-Bereich in Betracht? Bieten neue Technologien wie Künstliche Intelligenz oder Blockchain zusätzliche Nutzenpotenziale? Gibt es die Möglichkeit, evtl. vorhandene MiddlewareLösungen abzulösen, weil die Integration der verschiedenen Systeme mit den neuen SAPWerkzeugen einfacher und besser wartbar realisierbar sind? 

Sobald diese strategischen, taktischen und operativen Themen analysiert wurden und die zukünftige Richtung festgelegt ist, gilt es, sich zu überlegen, was die beste Migrationsstrategie für das Unternehmen ist. 

Verschiedene Ansätze bei der Migration

Bei der Migration lassen sich grundsätzlich zwei verschiedene Ansätze definieren: Brownfield und Greenfield. Wird das alte ECCSystem in Gänze in das neue S/4HANA übergeführt (Daten, Customizing, Eigenentwicklungen etc.), so spricht man von einem Brownfield-Ansatz. Im Gegensatz dazu beginnt man bei Greenfield mit einem neuen Projekt, quasi auf der grünen Wiese, und migriert lediglich die Daten aus dem Altsystem. Je nach Szenario können auch gemischte Ansätze sinnvoll sein, wofür sich dann der Selective Data Transition“-Ansatz anbietet. Welcher Migrationsansatz in Frage kommt, kann nicht über ein Patentrezept bestimmt werden.  

Ein BrownfieldAnsatz kann beispielweise dann sinnvoll sein kann, wenn im Altsystem bereits harmonisierte Prozesse vorhanden sind und die Daten bereinigt wurden oder aber man bei der Implementierung des ECCSystems nahe am SAPStandard geblieben ist. 

Ist das System im Laufe der Jahre stark modifiziert worden, indem viele Eigenentwicklungen integriert wurden, kaum Datenbereinigungen vorgenommen wurden und auch keine harmonisierten Prozesse vorliegen, dann empfiehlt es sich, auf der grünen Wiese neu aufzusetzen und den alten Ballast loszuwerden, bevor man migriert.  

Der hybride Ansatz „Selective Data Transition“ kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen mehrere ERP Systeme auf ein zentrales SAP S/4HANA konsolidieren möchte und dabei auch flexibel entscheiden will, welche Daten migriert werden sollen. 

Ganz egal für welche Strategie sich ein Unternehmen entscheidet, in jedem Fall sind umfangreiche Vorbereitungen im Vorfeld der Migration notwendig. Es gilt beispielsweise zu prüfen, ob im ECC genutzte Funktionalitäten im S/4HANASystem vorhanden sind. Um diese Überprüfung zu erleichtern, bietet SAP hier Tools wie u.a. den „Readiness Check“ an. Die Schnittstellen sind ein weiteres, wichtiges Thema, da hier oft mit Batch-Läufen gearbeitet wurde. Das kann unter Umständen bei einem EchtzeitERPSystem wie S/4HANA zu Problemen führen. Darüber hinaus müssen die zu migrierenden Daten bereinigt werden, da man in der Regel keine Altdaten oder solche, die man nicht mehr brauchen wird, in das neue System übertragen möchte.  

Zu diesem Zeitpunkt empfiehlt sich auch für das zukünftige System S/4HANA eine FioriStrategie zu definieren und den Grundsatz „keep the core clean“ in den Leitlinien der Projekt-umsetzung zu verankern. Als neue SAPBenutzeroberfläche wird Fiori von SAP für einige Anwendungen bereits standardmäßig mit ausgeliefert. Hierbei handelt es sich um eine state-of-the-art Umgebung, die rollen- und benutzerspezifische Kacheln zur Verfügung stellt, um zu den jeweiligen Transaktionen zu gelangen, d.h. die Eingabe von Transaktionscodes entfällt damit. Darüber hinaus lassen sich jederzeit eigene FioriOberflächen entwickeln, z.B. für individuelle Ansichten oder eigenentwickelte Anwendungen. 

Der Grundsatz „keep the core clean” heißt, dass es empfehlenswert ist, im Kernsystem möglichst wenig Modifikationen vorzunehmen, da dies zukünftige Upgrades vereinfacht und sich diese dadurch auch zeitlich schneller umsetzen lassen. Ggf. notwendige Erweiterungen der Standardsoftware sollten dann in der SAP Cloud Platform vorgenommen werden, die neue Integrations- und Entwicklungsplattform von SAP. 

Für professionellen Transformationsprozess sorgen

Mit Blick auf die Menge und Komplexität der zu bewältigenden Aufgaben in strategischer, taktischer sowie operativer Hinsicht und die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen lässt sich zusammenfassend feststellen, dass ein professionelles Change Management zur erfolgreichen Umsetzung des Transformationsprozesses der Implementierung unabdingbar ist. Viele Unternehmen unterschätzen leider immer noch die Bedeutung des organisatorischen Veränderungsmanagements (Organizational Change Management) im Rahmen einer digitalen Transformation. 

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