Digitale Transformation ist derzeit eines der größten Schlagwörter in der Wirtschaft und stellt die Funktionsweise aller Unternehmensbereiche infrage. Doch wie verändert sie die Zusammenarbeit zwischen Käufer und Lieferant? Diese Frage wollen wir in einer kurzen Artikelserie beantworten. Der erste Teil der Serie gibt einen Überblick über das heutige Lieferantenmanagement und beschreibt, wie Unternehmen die wichtigsten Prozesse durchführen.

Teil I: Lieferantenmanagement als Wettbewerbsfaktor

Die strategische Bedeutung des Lieferantenmanagements hat zugenommen, seit Hersteller ihre Strategien von auf Kosteneffizienz ausgerichteten transaktionalen Beziehungen zu direkter Wertschöpfung durch ihre Lieferanten verlagern. In der Praxis wird die direkte positive Auswirkung von Lieferantenbeziehungen auf die Leistung beider beteiligter Unternehmen bereits weitestgehend anerkannt und die Zusammenarbeit als Faktor für Wettbewerbsvorteile betrachtet. Das aktive Management sowie das Verständnis der Merkmale einer Lieferantenbeziehung helfen Führungskräften, die aus der Partnerschaft erzielbaren Ergebnisse zu optimieren. In unserer jüngsten Studie über die Auswirkungen der digitalen Transformation auf das Lieferantenmanagement haben wir untersucht, wie Unternehmen aktuell ihr Lieferantenmanagement gestalten. Die folgende Zusammenfassung der wichtigsten Studienergebnisse soll Unternehmen dabei helfen, ihr eigenes Lieferantenmanagement auf den Prüfstand zu stellen.

Eine Lieferantenbeziehung besteht gewöhnlich aus den drei Phasen des Onboardings, der Entwicklung einschließlich Segmentierung und Performance sowie des Ausphasens. Die Aufnahmephase umfasst alle Vorgänge vor der ersten Transaktion und beginnt in der Regel mit der Erkenntnis, dass ein geeigneter Partner für zukünftige Geschäfte vorhanden sein könnte (seitens des Käufers oder Verkäufers). Die Phase endet mit der ersten geschäftlichen Vereinbarung zwischen den beiden Parteien. Auf die Aufnahme folgt die Entwicklungsphase, zu der alle Aktivitäten für den Ausbau, die Verwaltung und die Stärkung der Geschäftsbeziehung zählen. Abhängig von den wirtschaftlichen Vorteilen, die aus der Zusammenarbeit gewonnen werden können, und der persönlichen Übereinstimmung zwischen den beteiligten Parteien, investieren die Unternehmen in die Partnerschaft und erreichen eine höhere Stufe an eingegangenen Verpflichtungen. Die Phase des Ausphasens besteht aus allen Vorgängen zur Identifizierung und Kündigung des nicht effizienten Lieferanten. Nicht alle Lieferanten erreichen zwangsläufig eine solch strategische Bedeutung und können in jeder Entwicklungsphase gekündigt werden.

Abb.1: Phasen des Lieferantenmanagements

Lieferantenmanager führen eine Vielzahl von Prozessen und Aktivitäten durch, um eine Lieferantenbeziehung innerhalb des dreistufigen Lebenszyklus‘ einer Beziehung zu managen. Im Detail gestaltet sich das wie folgt:

Das Onboarding: Ausgangspunkt für einen erfolgreichen Lieferantenlebenszyklus

Die Prozesse in der Onboarding-Phase umfassen die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Lieferantenauswahl sowie das eigentliche datenbasierte Onboarding. Unternehmen unterscheiden zwei primäre Ansätze für den Start einer Beziehung: Entweder sie identifizieren proaktiv potenzielle Lieferanten oder sie führen eine externe Marktanalyse durch, wenn sie für eine bestimmte geschäftliche Vereinbarung einen neuen Lieferanten finden müssen. Der proaktive Ansatz sorgt für eine höhere Anzahl verfügbarer Lieferanten und hilft dem Lieferantenmanager, mit ausreichender Vorlaufzeit für jedes Produkt bzw. jede Dienstleistung den am besten geeigneten Lieferanten zu finden. Diese Vorgehensweise ist allerdings nicht für jede Marktkonstellation geeignet. Während Warenlieferanten bedingt durch die Art des Geschäfts oft proaktiv identifiziert werden, bevorzugen Lieferantenmanager eine externe Marktanalyse anhand bestimmter Kriterien, wenn es um Produkte geht, die ein spezialisiertes Know-how und Expertise erfordern. Alle Aktivitäten zur Identifizierung, Auswahl und Aufnahme von Lieferanten sind derzeit meist mit hohem manuellem Aufwand für den Lieferantenmanager verbunden. Informationen über proaktiv identifizierte Lieferanten müssen in einem internen Lieferantenverzeichnis gepflegt und manuell aktualisiert werden, während die externe Marktanalyse ausführliche Internetrecherchen, Besuche bei Handelsmessen oder die Suche in Newslettern und Datenbanken umfasst. Diese Aufgaben sind sehr zeitaufwendig und können trotzdem keine umfassende Übersicht über alle verfügbaren Lieferanten garantieren.

Harte Faktoren mit den Erfahrungen eines Unternehmens kombinieren

Zur Entwicklungsphase gehören Prozesse zur Leistungsmessung und Lieferantensegmentierung sowie die Durchführung von Entwicklungsaktivitäten. Die Leistung von Lieferanten wird anhand verschiedener harter und weicher betrieblicher Faktoren gemessen. Harte Faktoren sind unter anderem Parameter wie Ausgaben, Zuverlässigkeit oder Qualität, während weiche Faktoren die Motivation und das Innovationspotenzial des Lieferanten bewerten. Das Hauptproblem der laufenden Leistungsmessung ist die verstreute Aufbewahrung der Informationen. Der Lieferantenmanager muss alle relevanten Informationen aus verschiedenen Abteilungen und Betriebssystemen zusammenführen, bevor er eine vollständige Übersicht über die Lieferantenleistung erhält.

Die strategische Bedeutung der Lieferantensegmentierung zur Auswahl der richtigen Partner für Entwicklungsaktivitäten ist in Theorie und Praxis allgemein anerkannt. Die befragten Unternehmen zeigten jedoch wenig Interesse am Segmentierungsprozess und verfolgen diesbezüglich recht wenig strukturierte und intuitive Ansätze.

Entwicklungsaktivitäten werden durchgeführt, um entweder auf eine nachlassende Lieferantenleistung zu reagieren oder um bestehende Beziehungen zu optimieren, sodass ein Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann. Die Aktivitäten sollten in gleichberechtigter Form durchgeführt werden und zielen auf eine verbesserte Leistung für beide Parteien ab.

Die Phase der Beendigung der Lieferantenbeziehung ist vorwiegend durch verlorenes Geschäft aufgrund eines Beschaffungsereignisses oder durch schlechte Leistung bedingt. Das Ausphasen bezieht sich primär auf die Stammdaten, da Beschaffungsmanager meist eine Fortsetzung des Geschäfts zu einem späteren Zeitpunkt erwägen. Das Ausphasen wird in der Praxis oft vernachlässigt, häufig ist kein standardisierter Prozess zur Beendigung einer Beziehung festgelegt.

Die richtige Intensität und Zusammenarbeit mit Lieferanten bestimmen

Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass Lieferantenmanager derzeit einen erheblichen Teil ihrer Zeit für administrative Aufgaben und das Sammeln relevanter Informationen für fundierte Entscheidungen aufwenden. In der verbleibenden Zeit führen sie direkt wertschöpfende Prozesse aus, wie beispielweise die Durchführung gemeinsamer Aktivitäten zur Weiterentwicklung.

Die unstrukturierten Segmentierungsprozesse zeigen jedoch, dass Lieferantenmanager die langfristigen Auswirkungen dieser strategischen Prozesse vernachlässigen. Das Identifizieren und Unterscheiden von Lieferanten mit Entwicklungspotenzial und Lieferantenbeziehungen, die reduziert oder beendet werden sollten, hilft Unternehmen, ihre Ressourcen auf die aussichtsreichsten Lieferanten für zukünftiges Geschäft zu bündeln.

Im kommenden Blogbeitrag beleuchten wir die neuesten Entwicklungen im Lieferantenmanagement im Kontext der Digitalisierung. Schauen Sie wieder vorbei!

Teil II: Digitale Transformation – Was tut sich im Lieferantenmanagement II

Ich danke Carlotta Schüßler für ihren Beitrag zu diesem Artikel.

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