Die digitale Transformation des Einkaufs ist keine Frage der Notwendigkeit, sondern, wann und wie man damit beginnt. In diesem Beitrag erläutern wir, wie man den Einkauf automatisiert und die Transformation vorantreibt.

Einerseits steht die Welt vor einer technologischen Revolution, andererseits bedeutet der Einkauf einen immer größeren Mehrwert für die bestehenden Lieferketten. Die Integration digitaler Technologien und des Einkaufs ist heute bedeutender denn je für die unternehmerische Wertschöpfungskette.

Automatisierungstechnologien werden das Rennen um die digitale Transformation anführen, da sie einfacher und schneller zu implementieren und mit Big-Data-Umgebungen zu integrieren sind. In diesem Zusammenhang führen die in früheren Beiträgen diskutierten Themen „Warum die Beschaffung automatisieren?“ und „Wie überwindet man Automatisierungshürden?“ zwangsläufig zu der Frage: „Wie automatisiert man den Einkauf?“

Was wissen wir heute?

Aus unserer wissenschaftlichen Forschungsstudie zum Verständnis der Auswirkungen von Automatisierungstechnologien auf den Einkauf wissen wir, dass frühe Anwender digitaler Transformationen den größten Wettbewerbsvorteil haben. Allgemeinen Experteneinschätzungen zufolge mangelt es der Automatisierung des Einkaufs an Fokus und Geschwindigkeit. Die Studie zeigt auch, dass durch Automatisierungstechnologien getriebene digitale Transformationen für Unternehmen eine hohe Priorität haben und von zentraler Bedeutung für die Förderung von Innovationen werden dürften.

Aufgrund unserer jüngsten Kundenprojekte sehen wir zwei wesentliche Eckpfeiler für die Transformation des Einkaufs, organisatorisch und technologisch, die beide den Einkauf in Zukunft stark beeinflussen werden.

Aus organisatorischer Sicht ist zu erwarten, dass der Übergang von einem 20/80-Modell der Organisation der strategisch-operativen Arbeitskräfte zu einem 80/20-Modell sehr wahrscheinlich ist. Einkäufer, die traditionelle Verhandlungs- und Vertragsschlusskompetenzen mit technischen Fähigkeiten verbinden, werden künftig den Einkauf bestimmen.

Zudem besteht zwischen dem aktuellen und dem erwarteten Automatisierungsgrad des Einkaufs eine erhebliche Lücke – Schätzungen gehen von bis zu 75 % aus –, während Change Management als wichtigster Faktor für die künftige Automatisierung des Einkaufs gilt. Aufgaben und Prozesse, die von Natur aus operativ sind, haben ein deutlich höheres Potenzial für eine Automatisierung. Technologien wie RPA sowie datenbasierte Technologien werden in den nächsten zwei bis fünf Jahren den größten Einfluss haben, KI in fünf bis zehn Jahren und Blockchain in mehr als zehn Jahren.

Wie können wir uns nun auf eine solche Transformation vorbereiten? Hier ist die Antwort.

Also was ist zu tun?

Experten von CAMELOT haben eine Roadmap zur Automatisierung des Einkaufsprozesses entwickelt, die auf praktischen Erfahrungen aus vielfältigen Transformationsprojekten mit Kunden basiert und die die Auswirkungen digitaler Technologien auf den Einkauf berücksichtigt. Sie beinhaltet eine umfassende Ist-Analyse der bestehenden Prozesse und der damit verbundenen Aufgaben, um Möglichkeiten für eine Neukonzeption zu identifizieren und manuelle Eingriffe zu eliminieren. Darauf folgt die Kategorisierung der Spezifika von Einkaufssaufgaben und -prozessen, ein entscheidender Aspekt bei der Bestimmung des Automatisierungspotenzials, und danach eine Bewertung des aktuellen Automatisierungsstandes und der Datenqualität.

Die nächsten Schritte sind eine Bewertung des Automatisierungspotenzials, die Auswahl der relevanten Technologien und die Erstellung einer chronologischen Automatisierungssequenz für die identifizierten Aufgaben und Prozesse. In dieser Phase werden auch alle relevanten Finanzkennzahlen prognostiziert, um die  Rahmenbedingungen zu verstehen. In den anschließenden Phasen werden unter anderem PoC-Verfahren zu Monitoring-Zwecken entwickelt und weitere Einsparpotenziale eruiert. In dieser Phase werden alle Einschränkungen und Abhängigkeiten identifiziert, kategorisiert und adressiert. In der Schlussphase wird die Lösung für alle Benutzer eingeführt und gleichzeitig auf Verbesserungsmöglichkeiten geprüft.

Soll in den nächsten Jahren ein Transformationsprozess durchgeführt werden, ist eine strukturierte Analyse von grundlegender Bedeutung. Die Technologie entwickelt sich ständig weiter, und über einen strukturierten und strategischen Ausgangspunkt zu verfügen, mit einer klaren Vorstellung davon, was in den nächsten Jahren erreicht werden soll, ist entscheidend dafür, dass Transformationsprozesse erfolgreich verlaufen.

Die Frage ist nicht, ob die digitale Transformation des Einkaufs notwendig ist, sondern, wo, wann und wie sie begonnen werden muss.

Für vertiefende Details zum Thema Automatisierung im Einkauf empfehlen wir Ihnen die Zusammenfassung unserer Forschungsstudie.

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