In Anbetracht des exponentiell wachsenden Datenvolumens und der fehlenden End-to-End-Sicht auf den Informationslebenszyklus benötigen Unternehmen eine ganzheitliche ILM-Lösung anstelle inkohärenter Archivierungstools. SAP ILM ist der Schlüssel zur Gewährleistung der DSGVO-Konformität und bietet Funktionen zur automatischen Steuerung des Datenendes (End of Data, EOD). Erhalten Sie Einblicke in die Unterschiede zwischen Standard-Archivierungstools und SAP ILM, in die Verwendung von ILM-Funktionen in Ihrem Unternehmen und die einzigartigen Merkmale von SAP ILM

Standard-Archivierungstools vs. SAP ILM

Bisherige Ansätze für Archivierungstools zielten darauf ab, inaktivierte Daten sicher von der Datenbank auf einen separaten Archivserver zu verschieben. So sollte das Datenvolumen verwaltet und veraltete Daten in produktiven Systemen bereinigt werden. Als es zunehmend komplexer wurde, alle Aufbewahrungsrichtlinien im gesamten Unternehmen zu verwalten, entstand der Bedarf an definierten und automatisierten Löschprozessen. Um gesetzliche Aufbewahrungspflichten festzulegen (z. B. im Fall einer Klage), komplexe Aufbewahrungsregeln auszuführen oder bestehende Systeme außer Betrieb zu setzen, während die Berichtsfunktionen weiterhin vorhanden bleibt, war eine innovative Archivierungslösung erforderlich.

SAP ILM kann den Informationslebenszyklus durch die Festlegung eines Regelsatzes verwalten, der die Aufbewahrungsdauer und den Speicherort der archivierten Daten steuert. Die lokale oder auf dem Business Warehouse basierende Berichterstattung wird durch die Übertragung von Daten von bestehenden Systemen an das Retention Warehouse ermöglicht. SAP ILM kombiniert folgenden Funktionen in einer ganzheitlichen Lösung:

  • Die Archivierung hilft, Softwaresysteme auf der optimalen Betriebsgröße zu halten, indem veraltete Daten mit einem automatisierten und gesteuerten Prozess in Archivdateien verschoben werden.
  • Das Retention Management hilft dabei, den Lebenszyklus der Daten von der Erstellung bis zur Vernichtung in einem Live-Anwendungssystem zu verwalten. Dies umfasst Funktionen zum Sperren und Löschen basierend auf der End-of-Purpose-Prüfung. Mit dieser Funktion kann E-Discovery Informationen finden, die für die Beantwortung rechtlicher und ähnlicher Anfragen zusammen mit Legal Holds erforderlich sind. Sie können verhindern, dass Daten, Informationen und sogar Dokumente, die für Rechtsfälle relevant sind, gelöscht oder vernichtet werden – unabhängig davon, ob sie sich in der Datenbank befinden oder archiviert wurden. Darüber hinaus stabilisiert das Retention Management das Datenvolumen durch die Automatisierung der Löschregeln.
  • Das Retention Warehouse ermöglicht die Extraktion und Konsolidierung von Daten aus mehreren Systemen (SAP und Drittanbieter) an einem einzigen Speicherplatz. Zudem bietet es die erforderlichen Berichtsfunktionen. Dies trägt zur Harmonisierung und Vereinfachung der IT-Landschaft sowie zu erheblichen Einsparungen bei den Gesamtbetriebskosten bei: Bestehende Systeme werden außer Betrieb genommen, der zur Einhaltung von Vorschriften nötige Aufwand wird reduziert und das Risiko wird gesenkt.

Anwendung der ILM-Funktionalitäten in Ihrem Unternehmen

Information Lifecycle Management (ILM) ist eine große Aufgabe, die alle relevanten Aspekte abdeckt, z. B. die effiziente Verwaltung von Informationen und die Reduzierung der Speicherkosten. Zugleich müssen die Daten während ihres gesamten Lebenszyklus aufbewahrt werden, um alle internen und externen Anforderungen zu erfüllen. Dies schließt auch Daten aus stillgelegten Systemen ein, da diese häufig länger aufbewahrt werden müssen als das System, in dem sie erstellt wurden. Diese Daten sind weiterhin ein wertvolles Gut und müssen für Steuerprüfungen oder zu Berichtszwecken zur Verfügung stehen. ILM sorgt für einen kontinuierlichen Ausgleich zwischen Risiko, Gesamtbetriebskosten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, was ohne eine ordnungsgemäße Anwendung recht teuer werden könnte. Im besten Fall laufen Sie Gefahr, nicht den vollen Wert Ihrer Informationen zu nutzen. Im schlimmsten Fall kommen dadurch Geldstrafen in Millionenhöhe auf Sie zu.

Bei der Bewertung der IT-Architektur werden kritische Aspekte einer SAP-ILM-Implementierung berücksichtigt. Die Informationsverwaltung und -aufbewahrung ist mittlerweile so wichtig, dass eine effektive ILM-Strategie ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtstrategie eines Unternehmens zum Umgang mit Kosten, Compliance und Risiko ist. Besonders wichtig ist es, ein geeignetes Vorgehen für das Management des Datenlebenszyklus zu entwickeln, insbesondere im Kontext personenbezogener Daten. In diesem Zusammenhang ist die Aufbewahrung von Daten von zentraler Bedeutung. Die Aufbewahrungsdauer sollte nicht länger als (für den Zweck ihrer Erhebung) nötig sein. Ist der Zweck nicht oder nicht mehr gegeben, sollten Daten entfernt werden. Die SAP-ILM-Lösung (Information Lifecycle Management) kann beim Management des Datenlebenszyklus sehr hilfreich sein. Das Information Lifecycle Management umfasst Richtlinien, Prozesse, Praktiken und Tools, die entwickelt und verwendet werden, um den Geschäftswert von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigsten IT-Infrastruktur in Einklang zu bringen – von der Erstellung bis zur Vernichtung von Informationen. Die sich daraus ergebenden Anforderungen an Ihr Information Lifecycle Management in Bezug auf Prozesse, Governance, Daten und IT werden im integrierten ILM-End-of-Data-Ansatz von Camelot abgedeckt. Die Erfassung und Bewertung von Anforderungen, die Analyse und Optimierung der Systemlandschaft und die Bereitstellung eines zentralen Repositorys für Archivierungs- und Berichtsfunktionen ebnen den Weg zu einer erfolgreichen ILM-Lösung.

SAP ILM – die lang erwartete Rettung für CIOs

Wenn Sie die Funktionen von SAP ILM in Ihrer Organisation verwenden, bietet das vier Hauptvorteile:

SAP ILM ist eine ganzheitliche Lösung zur Verwaltung der Datenarchivierung für SAP- und Nicht-SAP-Systeme in einem zentralen Hub. Es steuert proaktiv die Aufbewahrung und Entsorgung von Daten gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien. Interne und externe Compliance-Anforderungen können durch die Automatisierung von Archivierungs- und Löschvorgängen mit benutzerdefinierten Regeln erfüllt werden. SAP ILM verfügt sogar über Strategien zur Verbesserung der Datenqualität und -sicherheit sowie zur Speicheroptimierung. Es wurde entwickelt, um die aktuellen Herausforderungen in komplex gewachsenen IT-Landschaften zu bewältigen.

Besonders bei den Funktionen für Retention Management und Retention Warehousing kann SAP ILM seine Einzigartigkeit unter Beweis stellen. Funktionen wie flexible ILM-Regeln, ILM-konformes Speichern von Archivdateien und Legal Hold Management ermöglichen es Unternehmen, die Aufbewahrungszeit und den Speicherort von archivierten Daten auf bequemste Weise zu steuern.

Es gibt einen Bedarf an einer harmonisierten Methode zur Verwaltung der Datenaufbewahrung aus produktiven und veralteten Systemen in IT-Landschaften. SAP ILM ermöglicht es, mehrere bestehende Großsysteme zu konsolidieren, um eine kleine moderne Instanz zu schaffen. Diese Instanz wird Retention Warehouse genannt.

  • Aufbewahrung nach Bedarf
  • Reagieren auf Steuerprüfungen und Erstellen von Finanzberichten
  • Reduzierung der Gesamtbetriebskosten ohne Verlust von Prüfungs- und Berichterstattungsfunktionen

Camelot unterstützt Sie dabei, diese Möglichkeit der regelbasierten Archivierung unter Einhaltung der Daten-Compliance zu nutzen. Wir empfehlen dringend, über die reine Datenarchivierung hinauszugehen. Ihr Ziel sollte sein, alte SAP-Systeme gesetzeskonform außer Betrieb zu setzen.

Verbessern Sie Ihr Information Lifecycle Management! Verwalten Sie alle Archivierungs-, Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien im gesamten Unternehmen, automatisieren Sie das Löschen von Daten basierend auf Richtlinien und legen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten fest. Es ist an der Zeit, sich mit den kritischen Anforderungen der gesetzeskonformen Verarbeitung zu befassen und die individuellen Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten einzuhalten. Wenn Sie die Funktionalität von SAP ILM in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.

Wir danken Michael Müller für seinen Beitrag zu diesem Artikel.

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