Der technologische Fortschritt hat unsere Geschäftswelt und unsere Unternehmen verändert: Riesige Datenmengen müssen an verschiedenen Orten aufbewahrt und verwaltet werden. Die branchenweite Notwendigkeit zur Aufbewahrung und zum Schutz steigender Datenmengen zwingt Unternehmen dazu, ihren Umgang mit Daten am Ende der Datenlebensdauer zu überdenken. Ungeeignete Prozesse verhindern einen effizienten Umgang der Unternehmen mit den Herausforderungen einer modernen Corporate Governance und mit Compliance-Initiativen.

Neue ILM-Programme (Information Lifecycle Management) sollen den Anforderungen unterschiedlicher Informationsarten gerecht werden und so ein effizientes Management aller Daten von der Erstellung bis zur Aufbewahrung ermöglichen.

1. Die Schwerpunkte unserer Blog-Beitragsreihe über die Verwaltung von Informationen über deren Lebensdauer hinweg sind:
2. Management von Informationen in Geschäftsabläufen während der Datenlebensdauer
3. Wie Sie das DSGVO-Rätsel lösen
4. Operational Excellence/Phase-Out (in Kürze verfügbar)

SAP-ILM-Fähigkeiten (in Kürze verfügbar)

Information Lifecycle Management für das Datenmanagement während des Datenlebenszyklus

Im Rahmen eines umfassenden Konzepts unterstützt ILM Sie von dem Moment an, in dem Daten entstehen, bei der Verwaltung von Datenflüssen, bis diese Daten obsolet sind und gelöscht werden. Im Gegensatz zu früheren Ansätzen des Datenspeichermanagements handelt es sich bei ILM um eine organisationsweite Unternehmenslösung, die sowohl Maßnahmen und Vorgehensweisen als auch Anwendungen umfasst, statt nur Speicherverfahren zu automatisieren. Anders als bestehende Ansätze deckt ILM Informationen ganzheitlich als Bündel ab, da verschiedene Abhängigkeiten verbleiben. Transaktions-, Stammdaten oder sogar Dokumente kommen während der Geschäftsabläufe in Konflikt und es entstehen ständig neue Daten, wie bei der Bestellungsverarbeitung, für die Kundenstammdaten verwendet und Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen angelegt werden.

And at the end of information’s life this requires even more complex criteria than just age and frequency of access to enable compliance with internal as well as external regulations.

Und am Ende des Informationslebenszyklus sind weit komplexere Kriterien nötig als nur Alter und Zugriffshäufigkeit, um interne wie externe Vorgaben erfüllen zu können.

ILM als Reaktion auf aktuelle EIM-Herausforderungen

Mit der Einführung neuer gesetzlicher Vorgaben zum Umgang der Unternehmen mit Informationen, wie z. B. der DSGVO und dem Sarbanes-Oxley Act, und der daraus folgenden Schwierigkeiten der Einhaltung gewinnt das Datenmanagement zunehmend an Bedeutung. Die Sicherstellung, dass das Datenmanagement in einem Unternehmen hinsichtlich gesetzlicher Vorgaben, Governance und geschäftlicher Anforderungen alle internen und externen Anforderungen erfüllt, ist zu einer millionenschweren Fehlerquelle geworden. Zudem stellen Unternehmen im Umgang mit diesen Herausforderungen unter Umständen fest, dass ihre aktuellen Richtlinien und ihr althergebrachter Umgang mit dem Thema Datenmanagement den komplexen neuen Konformitätsanforderungen nicht standhalten.

ILM ist die ganzheitliche Antwort auf dieses Problem und gleichzeitig die nächste Entwicklungsstufe des traditionellen Datenmanagements. Dabei geht es um mehr als das reine Datenmanagement. ILM zielt auf den Umgang mit Informationen ab, die in Geschäftsabläufen generiert und verwendet werden, und bezieht dabei auch den Geschäftskontext und Beschränkungen mit ein, die für eine erfolgreiche Governance unerlässlich sind. Was oft vergessen wird: Informationen werden vertikal über Geschäftsabläufe hinweg verwendet. Sie sind daher ganzheitlich und umfassend zu betrachten, vom Beginn einer Geschäftsaktivität bis zum Ende.

Datenspeicherung und Löschung als größtes Hindernis

Besonders wichtig ist es, ein geeignetes Vorgehen für die Aufbewahrung zu entwickeln, welches Abläufe und Systeme abdeckt, um den Datenlebenszyklus insbesondere im Kontext personenbezogener Daten zu verwalten. Aufgrund der strengeren Vorgaben spielt die Datenspeicherung eine maßgebliche Rolle. Personenbezogene Daten sollten nicht länger als (für den Zweck ihrer Erhebung) nötig aufbewahrt werden. Ist der Zweck nicht oder nicht mehr gegeben, sollten diese Daten vollständig entfernt werden.

Eine ILM-Lösung (Information Lifecycle Management) unterstützt das Management des Datenlebenszyklus, steigert die Effizienz und senkt durch die Automatisierung von Aktivitäten wie Archivierung und Löschung von Daten das Risiko. Das Ende des Verwendungszwecks erlaubt es, für Geschäftsaktivitäten ein eindeutiges Enddatum festzulegen und dies anhand von Regeln im Aufbewahrungsregelmanagement zu identifizieren.

Die größten Herausforderungen von ILM werden darin bestehen, Schluss mit dem Silo-Denken zu machen und Unternehmen dazu zu bringen, Informationen und Daten ganzheitlich über alle Geschäftsabläufe hinweg zu managen. Momentan liegt das Augenmerk aufgrund der strengen Regelungen noch auf den personenbezogenen Daten. Trotzdem muss die gesamte IT-Architektur diesen neuen Regeln entsprechen. Daher wird ein geeignetes Tool mit einem durchdachten Governance-Konzept benötigt. CAMELOT als Datenspezialist mit langjähriger Erfahrung im Enterprise Information Management ist der richtige Partner, um diese Hürden zu nehmen.

Weitere Artikel aus der Serie:

Teil II: Mythos DSGVO – wie man den strengen Datenschutz konkret umsetzt

Teil III: Voraussetzung für die Archivierung: Phase out von Informationen

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