Wie Automatisierung dazu beitragen kann, das Wertversprechen des Einkauf zu verbessern. Der Einkaufsfunktion steht eine Transformation bevor und der zündende Funke für die Digitalisierung werden aller Voraussicht nach Automatisierungstechnologien sein. Obwohl zum einen 50 % der Führungskräfte aus dem Bereich Einkauf die Digitalisierung als höchst wichtig ansehen und zum anderen weitere 37 % angeben, bereits Möglichkeiten zu prüfen, wird der aktuelle Reifegrad nahezu aller Unternehmen (98 %) als sehr niedrig bis mittelmäßig eingestuft. Die strategische Relevanz des Einkaufs in der Wertschöpfungskette ist nicht länger eine Frage der Ideologie, sondern eine allgemein anerkannte Tatsache. Nun, da die technologische Revolution Einzug hält, erkennen Unternehmen zunehmend das Potenzial aufkommender „disruptiver“ Automatisierungstechnologien. Wie können Unternehmen sich in diesen schwierigen Zeiten auf die bevorstehende Welle der Automatisierung vorbereiten? Wenn man die Antwort auf diese Frage finden möchte, gilt es zu verstehen, wie sich die Automatisierung auf den Einkauf auswirkt.

Welche Herausforderungen des Einkaufs lassen sich durch Automatisierung bewältigen?

Mit Technologien wie – zum Beispiel – Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) oder künstliche Intelligenz (KI), manchmal auch als kognitive Automatisierung bezeichnet, lassen sich einigen Schätzungen zufolge bis zu 60 % des gesamten Einkaufsprozesses automatisieren. Automatisierungstechnologie kann dabei helfen, elementare Hürden im Einkauf zu überwinden, etwa den Einsatz erforderlicher Ressourcen für einfache, täglich anfallende operative Einkaufsaufgaben. Dazu zählen beispielsweise die Umwandlung von Bestellanforderungen in Bestellungen, die Genehmigung von Rechnungen, der Vergleich von Dokumenten oder auch Nachverfolgungen. Deutliche Überschreitungen der Ausgaben wegen unzureichender Compliance, Effizienzverluste und Transaktionskosten – etwa 3–4 % der Gesamtausgaben – lassen sich mit Automatisierungen eliminieren. Außerdem können Automatisierungstechnologien dazu beitragen, das gesamte Wertversprechen der Einkaufsfunktion erheblich zu verbessern. Laut der kürzlich von CAMELOT veröffentlichten Studie Digitale Transformation im Procurement nutzen bereits 30 % der befragten Unternehmen RPA. Kognitive Automatisierung und Predictive Analytics kommen hingegen lediglich bei 5 % zum Einsatz. Dennoch zeigen sich über 75 % der übrigen Unternehmen bereit, Technologien dieser Art einzuführen, um die Transformation zu einer strategischer ausgerichteten Einkaufsorganisation zu fördern.

Welche Antworten bietet die Automatisierung auf die Herausforderungen im Einkauf?

Sowohl für Verbraucher als auch für Unternehmen ist Transparenz in der Lieferkette von immer größerer Bedeutung. Der Einkauf kann zum Beispiel durch die Automatisierung von Smart Contracts in einem Blockchain-Netzwerk für Transparenz sorgen. Smart Contracts können Lieferanten anhand vorab festgelegter Kriterien auswählen. Auf diese Weise wäre Transparenz garantiert, da man die Produkte bis zu ihrer ursprünglichen Herkunft zurückverfolgen kann. Hinzu kommt, dass die weitere Reduzierung der Betriebskosten und die erhöhte Effizienz das Wertversprechen des Einkaufs stärken, da monotone Arbeiten mithilfe von RPA-Bots automatisiert und somit menschliche Fehler vermieden und Ressourcen strategischen Aufgaben zugewiesen werden können. Mit der Automatisierung des operativen Einkaufs zeichnet sich eine Disruption der traditionellen Entscheidungsfindungs-Managementpyramide ab.

Warum sollten Strategie und Organisation mit der Technologie Hand in Hand gehen?

Eine Transformation auf dem Höhepunkt einer technologischen Entwicklung zu vollziehen ist eine Herausforderung, der viele Unternehmen nicht gewachsen sind. Der Einkauf ist ein kritischer Bereich innerhalb der Lieferkette und wird voraussichtlich eine eigene digitale Entwicklung durchlaufen. Hier dürften viele Use Cases erwartet werden, da es gilt, Komplexität, Risiken, Zeitaufwand und Kosten zu verringern und dabei die Lieferkette gleichzeitig reaktiver und flexibler zu gestalten. Viele dieser Anwendungsfälle erscheinen attraktiv und werden derzeit durch die Forschung weiter erhärtet, doch müssen der strategische und der organisatorische Aspekt dieser technologischen Transformation unbedingt im Mittelpunkt stehen. Die Einführung und der Einsatz der Technologie ist dabei nur ein Gesichtspunkt unter mehreren. Langfristige Ziele zu entwickeln, nachhaltige Geschäftspraktiken zu etablieren, die Veränderung und die Umsetzung anzunehmen und voranzutreiben, neue Prozesse einzuführen, Kompetenzen aufzubauen und neue organisatorische Rollen, Verantwortlichkeiten, Geschäftsmodelle und Strategien zu schaffen, all das sind wesentlich größere Herausforderungen. Darüber hinaus sehen Organisationen das Change Management als wichtigsten Erfolgsfaktor (49 %) für die digitale Transformation im Einkauf, neben der Unterstützung durch die Unternehmensführung (28 %) und dem Aufbau von Know-how (26 %). Solange die Forschung und die Identifizierung von Best Practices Unternehmen nicht den Weg zu einer erfolgreichen Transformation ebnen, bleiben die organisatorischen und strategischen Auswirkungen die größere Herausforderung.

Wie aber kann die Automatisierung die Einkauf aus strategischer Sicht verändern?

CAMELOT führt in Zusammenarbeit mit Universitäten verschiedene Forschungsprojekte durch, um die Auswirkungen von Automatisierungstechnologien auf den Einkauf in vielfältigen Dimensionen zu untersuchen. Nur wenn wir durch gründliche Forschung die Auswirkungen von Technologien verstehen und die Sichtweisen von Theoretikern und Praktikern miteinander vereinen, sind wir für die Implementierung der Automatisierung gerüstet. Falls Sie zum Forschungsprojekt „Strategische und organisatorische Auswirkungen von Automatisierungstechnologien auf den Einkauf“ beitragen möchten, lassen Sie uns einfach eine kurze Nachricht zukommen. Wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung. Oder folgen Sie einfach diesem Blog, wenn Sie an den Ergebnissen dieses und weiterer Forschungsprojekte interessiert sind. Sollten Sie über die Automatisierung hinaus mehr über die Prioritäten, kritischen Erfolgsfaktoren und Ziele digitaler Transformationsinitiativen im Einkauf erfahren möchten, werfen Sie einen Blick auf unsere Studie Digitale Transformation in der Beschaffung.

Wir bedanken uns bei Wolf Göhler und Albena Bogoeva für deren Beitrag zu diesem Artikel. 

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