Die Auswahl des falsches Lieferanten kann fatale Konsequenzen haben, vor allem wenn es um die Logistik geht. Sechs Leitlinien sorgen für eine erfolgreiche Logistikbeschaffung.

Vermutlich haben Sie von dem Vorfall in Großbritannien gehört, bei dem ein globales Lebensmittel-Franchise seinen Logistikdienstleister gewechselt hat, um täglich frisches Fleisch zu liefern. Um es kurz zu machen: Der neue Lieferant war nicht in der Lage, alle Filialen rechtzeitig zu beliefern. Daher mussten über 50 % der Märkte in Großbritannien ihren Betrieb einstellen und konnten keine Kunden mehr bedienen. Entstanden ist dabei nicht nur ein finanzieller Verlust, sondern auch ein langfristiger Imageschaden, der erhebliche Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis haben kann!

Zur selben Zeit wurden unsere CAMELOT-Beschaffungsexperten  häufig nach dem richtigen Ansatz für eine erfolgreiche Logistikbeschaffung gefragt. Es gibt nicht DEN einen Ansatz, der für alle geeignet ist, dennoch können Sie sechs Leitprinzipien befolgen, um zu verhindern, dass es während des Beschaffungsprozesses und in der Implementierungsphase zu Katastrophen kommt.

1. Beziehen Sie Ihre wichtigsten Interessengruppen ein

Je später Sie Ihre wichtigsten Interessengruppen an Bord bringen, desto schwieriger wird eine erfolgreiche Implementierung sein. Bei einem Ereignis in der Logistikbeschaffung gibt es immer zwei Interessengruppen: interne und externe.

Eine interne Interessengruppe ist die Logistikabteilung, die sich um die ein- und ausgehende Logistik kümmert, einschließlich Transportplanung und Lager. Je nach Rolle der Logistik kann es sinnvoll sein, auch den Kundenservice und den Vertrieb einzubeziehen.

Auf der anderen Seite haben Sie externe Interessengruppen, also Logistikdienstleister und auch wichtige Kunden. Der aktuelle Logistikdienstleister sollte sich bewusst sein, dass die Dienstleistung „auf dem Markt“ ist. Dies hilft ihm einerseits, das eigene Unternehmen zu positionieren. Andererseits ermöglicht es Ihnen, mit Erwartungsmanagement zu beginnen. Wenn die Logistikdienstleistungen für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, empfiehlt es sich immer, wichtige Kunden einzubeziehen und mit ihnen die Erwartungen zu besprechen oder sogar ein Pilotprojekt für die spätere Hochlaufphase zu starten.

2. Legen Sie die richtigen Anforderungen fest

Da ein Beschaffungsereignis immer eine Rechtshandlung darstellt, an deren Ende eine Art Vertrag steht, ist es wichtig, die richtigen Anforderungen festzulegen. Je klarer die Anforderungen definiert sind, desto besser entsprechen die Preise der erwarteten Dienstleistung. Anforderungen in geeigneter Weise festzulegen, macht am Anfang zwar Mühe, erleichtert dann aber dem Käufer und dem Dienstleister das Leben.

Am Ende sollten die Anforderungen in einem „Service Level Agreement“ (SLA) aufgeführt sein. Wir empfehlen immer, die SLAs mit den internen Interessengruppen abzustimmen, um diese in den Prozess einzubeziehen und um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen widergespiegelt werden.

3. Bündeln Sie Ihre Volumina

In den meisten Teilen der Welt sind die Logistikmärkte heute durch einen hohen Wettbewerb gekennzeichnet. Bündeln Sie Ihre Volumina und kurbeln Sie den Markt an – das klingt einfach, ist aber in der Regel nicht so leicht umzusetzen, sobald Sie mehr als ein Werk oder Lager haben. Gebündelte Volumina helfen, die Transaktions- und Prozesskosten zu senken und bessere Preise zu erzielen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten Ihre täglichen Sendungen nur mit wenigen Lieferanten abstimmen, statt an jedem Ihrer Standorte mit Dutzenden zu sprechen und deren Aufgaben koordinieren zu müssen.

4. Wählen Sie geeignete Lieferanten aus

Anhand der festgelegten Anforderungen können Sie sich den Markt ansehen und überlegen, welche Lieferanten am besten zu Ihren Anforderungen passen. Wenn Sie Chemikalien verschicken, ist es nicht sinnvoll, einen Lebensmittelspezialisten zu beauftragen. Gleiches gilt für den regionalen Fußabdruck – woher und wohin versenden Sie? Konzentrieren Sie sich auf Lieferanten mit einem Hub oder Depot in Ihrer Nähe sowie auf Spezialisten mit großen Versandvolumina in Ihre Zielregion.

5. Verhandeln Sie hart – aber fair!

Nun kommen wir zur Kernaufgabe eines Beschaffungsmanagers. Eine Ausschreibung machen und den bestmöglichen Preis aushandeln. Vergessen Sie jedoch nie, dass Sie über eine Dienstleistung verhandeln, die keine harten Spezifikationen wie DIN- oder ISO-Normen hat. Alles basiert auf den festgelegten Anforderungen. Je besser sie beschrieben werden, desto besser können Sie verhandeln!

Denken Sie daran, dass Logistikdienstleistungen Ihr Unternehmen gegenüber Ihren Kunden repräsentieren. Als etablierter Einkäufer sollten Sie die Untergrenze Ihrer Lieferanten kennen, mit der diese noch in der Lage sind, eine nachhaltige und zuverlässige Dienstleistung zu bieten. Wenn Sie den Preis noch weiter drücken, könnte dies kurzfristig zu zusätzlichen Einsparungen, langfristig aber wahrscheinlich zu schlechten Leistungen führen.

6. Nehmen Sie sich Zeit für die Implementierung

Die meisten Einkäufer glauben, dass die Arbeit erledigt ist, sobald die Verträge unterzeichnet wurden. Noch einmal: Es gibt keinen Ansatz, der für alle geeignet ist. Je größer das Ausschreibungspaket und je entscheidender der Logistikdienst ist, desto länger sollte die Übergangsphase eingeplant werden.

Wir können immer empfehlen, an den ersten operativen Implementierungssitzungen teilzunehmen, um möglichst nah an aufkommenden Gerüchten zu sein. Speziell wenn man von einem langjährigen Lieferanten zu einem neuen wechselt, müssen bestehende Beziehungen von Grund auf neu aufgebaut werden. Gewisse Startschwierigkeiten gibt es immer – aber es ist wichtig zu vermeiden, dass sie zu kritischen Problemen werden.

Vergessen Sie nie die Bedeutung der Logistikdienstleistungen als Bindeglied zu Ihren Kunden. Wenn Ihre Waren nicht rechtzeitig und in der richtigen Qualität geliefert werden, entsteht ein negatives Kundenerlebnis, das Sie mehr kostet als es ein paar Einsparungen wert sind!

Wir danken Wolf Göhler für seinen Beitrag zu diesem Artikel.

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